Honnan érkeznek a számlák a rendszerbe?
Jelenleg a vállalkozások kötelesek minden, belföldi adóalany között kiállított számláról adatot szolgáltatni a NAV Online Számla rendszerébe. A beküldött számlák adatai a NAV rendszeréből letölthetők, manuális adatexport helyett a rendszer 3 percenként automatikusan rögzíti a szállítói számlákat.
Mi szükséges a szállítói számlák automatikus letöltéséhez a NAV rendszeréből?
Be kell állítanunk az Adminisztráció/Cég menüpontban
1. NAV Online Számla rendszer Technikai felhasználó adatokat,
2. NAV online szállító számla adatfogadás kezdő dátumot.
Amennyiben a vállalkozás a SMARTBooks Business rendszerét használja a számla kiállításra és a cégadatoknál már be van állítva a technikai felhasználó, akkor nincs más teendő, mit beírni az adatfogadás kezdő dátumát és 3 perc múlva már érkeznek a szállítói számlák.
Figyelem! Fontos a technikai felhasználói adatok pontos megadása, mert csak így tud kommunikálni a SMARTBooks a NAV rendszerével.
Gyakorta előforduló jelenség, hogy helyesen meg vannak adva a technikai felhasználó adatok a SMARTBooks-ban, mégsem érkeznek meg a szállító számlák. Mi a teendő ilyenkor?
Ellenőrizzük a NAV Online Számla rendszerben, hogy engedélyezett-e a számlák kezelése és lekérdezése. A helyes beállítások ebben a bejegyzésben érhetők el.
Mi az a technikai felhasználó adat?
Ugyanarra a technikai felhasználó adatra van szükség, mint amit a cég használ a vevő számlák beküldéséhez a NAV Online Számla rendszerbe (természetesen igény szerint új technikai felhasználó is létrehozható a szállítói számlák lekérdezéséhez).
Könyvelőiroda esetén az alábbi adatokat szükséges bekérni a könyvelt cégektől:
- Technikai felhasználó név
- XML aláíró kulcs
- XML cserekulcs
- Jelszó
A technikai felhasználó adatok lekérdezése:
- Az elsődleges felhasználónak be kell lépnie a NAV Online Számla rendszerbe.
- A felhasználók menüpontban látható a technikai felhasználó adata, vagy új technikai felhasználó hozható létre.
Amennyiben a vállalkozás nem tudja a jelszó adatot, célszerű új technikai felhasználót létrehozni, vagy a Módosítás gombnál a jelszót módosítani.
(Fontos! Amennyiben a vállalkozás számlázó programjában be vannak állítva a technikai felhasználói adatok, a jelszó módosítás esetén a számlázó programban is módosítani kell a jelszó adatot ahhoz, hogy a számlákról továbbra is sikeres legyen az adatszolgáltatás a NAV Online Számla rendszere felé.)
Amennyiben a fenti adatok megadása, majd a Mentés gomb megnyomása után “A NAV visszautasította a technikai adatkapcsolat létrehozását!” hibaüzenet érkezik a következő teendő szükséges:
A régebbi (körülbelül 2 évvel ezelőtti) NAV Online Számla regisztrációk esetében új jelszót kell kérni a technikai felhasználói adatoknál: Módosítás/Jelszó módosítás (nem kell megadni a régit), mert a technikai felhasználó jelszava nem az ügyfélkapu jelszó, hanem a régi (regisztrációkor megadott) jelszó. Ez a hibaüzenet az új, KAÜ-n keresztüli regisztrációk esetében nem fordulhat elő.
Hol jelennek meg a letöltött szállító számlák?
A letöltött számlák a Pénzügy/Szállító számla menüpontban, új státusszal jelennek meg.
A letöltött számlákról, feldolgozási üzenetekről a Pénzügy/Adatfeldolgozó központ menüpontban találhatók további információk (pl. nincs a deviza a nyilvántartásban, amivel a számla érkezett).
Mire figyeljünk a számlákkal kapcsolatban?
Ugyan a NAV rendszeréből kapjuk a számlákat, mégis fokozottan kell azokat ellenőrizni, mivel a számlák adataira vonatkozó rendelkezések nem írják elő a teljes számla adattartalmának adatszolgáltatását.
A fizetési határidő és fizetési mód adatszolgáltatása nem kötelező, ezért előfordulhat, hogy a számlán szerepelt ez az adat, de a cég számlázó szoftvere nem szerepeltette a NAV adatszolgáltatásban, ezért az automatikus feldolgozás során nem áll rendelkezésre. Mivel a SMARTBooks rendszerben mindkét adat kötelező, a számla feldolgozásra kerül, de a program a hiányzó adatokat egy alapértelmezett értékkel tölti ki. Emiatt a számla ellenőrzése, javítása válhat szükségessé.
(A Pénzügy/Adatfeldolgozó központ menüpontban üzenet jelenik meg ezeknél a számláknál.)
Az időszakos elszámolású számlák dátumadatai is ellenőrzést igényelnek, valamint az adatszolgáltatás nem tartalmaz megjegyzés adatot sem (pl. tételmegjegyzés).
A gyűjtőszámlákat a rendszer nem tudja feldolgozni, ezeknél kézi rögzítés szükséges.
A NAV-ból érkező előlegszámlák “Normál” számlaként érkeznek a rendszerbe, emiatt nem tudjuk egy később érkező végszámla esetén előlegként felhasználni a korábbi számla összegét. A számla “Normál” számlaként is lekönyvelhető, azonban ilyenkor az analitikákban nulla összeggel szerepelni fog, ami zavaró lehet. Érdemes tehát a NAV-ból érkező “Normál” típusú előlegszámlát kitörölni, majd a Továbbiak/Új előleg számla gombra kattintva “Előleg” típusú számlaként rögzíteni a rendszerben.
Ezt követően végszámla szerkesztésekor a rendszer felhívja a figyelmet arra, hogy a partnernek van felhasználható előlege, amelyet a Továbbiak/Előleg felhasználása gombra kattintva tudunk megtenni. Itt kiválaszthatjuk a szállítóhoz előzőleg lekönyvelt, előleget tartalmazó bizonylatot. Ezután a tételek közt megjelennek ellentétes előjellel az előlegszámla tételei. Ne felejtsük el lezárni a számlát a véglegesítéshez.
A NAV 3.0 (vagy korábbi) formátumban készült adatokat is tudja a SMARTBooks feldolgozni, melynek kötelező előírása 2021.03.31-től lépett hatályba.
Visszamenőleg is lekérdezhetők az adatok, de a NAV rendszeréből csak 35 napos időszakcsomagokban lehet lekérni a számlákat, ezért több havi időszak esetén a feldolgozás több lekérdezési körben történik (a lekérdezés több percet is igénybe vehet).
Lehet-e dupla rögzítés a szállítói számláknál?
Nem. A SMARTBooks rendszer figyeli, hogy az adott szállító partnernek (adószám egyező) van-e már azzal a számlasorszámmal számlája a rendszerben. Így, ha manuálisan rögzítettük a számlát, a rendszer már nem rögzíti a NAV Online Számla rendszeréből letöltött adatokat. Szintén figyeli, ha már a NAV rendszeréből letöltöttük a számlát, abban az esetben a Számlázz.hu rendszerből érkező szállító számlát nem könyveli.
A számlakép adata is letöltésre kerül a NAV rendszeréből?
A számlaképről nincs kötelező adatszolgáltatás a NAV Online Számla rendszerbe, ezért azt továbbra is a szokásos módon, pl. a Dokumentumok/Dokumentumok feltöltése menüpontban akár csoportosan is feltöltheted, vagy a szállító számla rögzítőképernyőn van lehetőség számlaképet csatolni a számlához.
A Számlázz.hu #profi fiókból teljesen automatizáltan, 3 percenként érkeznek a Számlázz.hu rendszerében kezelt számlaképek. Ilyenkor a NAV-tól érkező számlaadatokhoz ezek a számlaképek is automatikusan csatolásra kerülnek és megjelennek a bizonylatrögzítő képernyőn.