Mikor használd a NAV online vevő számla letöltés szolgáltatást?
Amennyiben a vevő számlák nem a SMARTBooks vagy a Számlázz.hu (#profi előfizetéssel) rendszerében készültek, a NAV Online Számla rendszeréből automatikusan letöltheted a SMARTBooksba a vevő számla adatokat.
Honnan érkeznek a számlák a rendszerbe?
2021. január 4-étől kötelező adatot küldeni a NAV Online Számla rendszerébe minden olyan számláról, módosító, érvénytelenítő számláról, amire az Áfa törvény számlázási szabályai vonatkoznak. Magánszemélyek esetében az adatszolgáltatás tartalma a hatályos adatvédelmi rendelkezések miatt korlátozott, ezért az adatszolgáltatás nem tartalmazza a magánszemély nevét és címét.
Ezek a számlaadatok letölthetők a NAV Online Számla rendszeréből, melyet a SMARTBooks 3 percenként automatikusan rögzít.
Mi szükséges a vevő számlák automatikus letöltéséhez a NAV rendszeréből?
Be kell állítanunk az Adminisztráció/Cég menüpontban:
1. NAV Online Számla rendszer Technikai felhasználó adatokat,
2. NAV online vevő számla adatfogadás kezdő dátumát.
Amennyiben a vállalkozásnak a SMARTBooks Business rendszere mellett más számlázó rendszerben, vagy papíralapon kiállított (és a NAV felé lejelentett) vevő számlái is vannak, és a cégadatoknál már be van állítva a technikai felhasználó, akkor nincs más teendő, mint beírni az adatfogadás kezdő dátumát.
A beállítást követően 3 perc múlva már érkeznek is a beállított dátumtól a számlaadatok.
Figyelem! Fontos a technikai felhasználói adatok pontos megadása, mert csak így tud kommunikálni a SMARTBooks a NAV rendszerével.
Gyakorta előforduló jelenség, hogy helyesen meg vannak adva a technikai felhasználó adatok a SMARTBooksban, mégsem érkeznek meg a számlák. Mi a teendő ilyenkor?
Ellenőrizzük a NAV Online Számla rendszerben, hogy engedélyezett-e a számlák kezelése és lekérdezése. A helyes beállítások ebben a bejegyzésben érhetők el.
Mi az a technikai felhasználó adat?
Ugyanarra a technikai felhasználó adatra van szükség, mint amit a cég használ a vevő számlák beküldéséhez a NAV Online Számla rendszerbe (természetesen igény szerint új technikai felhasználó is létrehozható a számlák lekérdezéséhez).
Könyvelőiroda esetén az alábbi adatokat szükséges bekérni a könyvelt cégektől:
Technikai felhasználó név
XML aláíró kulcs
XML cserekulcs
Jelszó
A technikai felhasználó adatok lekérdezése:
Az elsődleges felhasználónak be kell lépnie a NAV Online Számla rendszerbe.
A felhasználók menüpontban látható a technikai felhasználó adata, vagy új technikai felhasználó hozható létre.
Amennyiben a vállalkozás nem tudja a jelszó adatot, célszerű új technikai felhasználót létrehozni, vagy a Módosítás gombnál a jelszót módosítani.
Fontos! Amennyiben a vállalkozás számlázó programjában be vannak állítva a technikai felhasználói adatok, a jelszó módosítás esetén a számlázó programban is módosítani kell a jelszó adatot ahhoz, hogy a számlákról továbbra is sikeres legyen az adatszolgáltatás a NAV Online Számla rendszere felé.
Hol jelennek meg a letöltött vevő számlák?
A letöltött számlák a Pénzügy/Vevő számla menüpontban, Új státusszal jelennek meg. Abban az esetben, ha a számla eredetileg is a SMARTBooksban került kiállításra, már a letöltés előtt is szerepel a vevő számlák között, ilyen esetben nem történik duplikáció.
A letöltött számlákról, feldolgozási üzenetekről a Pénzügy/Adatfeldolgozó központ menüpontban találhatók további információk (pl. nincs a deviza a nyilvántartásban, amivel a számla érkezett). A SMARTBooksban kiállított vevő számlák is letöltésre kerülnek a NAV rendszeréből, státuszuk Feldolgozott lesz és mellettük tájékoztató üzenet található, hogy a számla már szerepel a rendszerben.
Az Adatfeldolgozó központ menüpontról bővebben ebben a leírásban olvashat.
Mire figyeljünk a számlákkal kapcsolatban?
Ugyan a NAV rendszeréből kapjuk a számlákat, mégis fokozottan kell azokat ellenőrizni, mivel a számlák adataira vonatkozó rendelkezések nem írják elő a számla teljes adattartalmának adatszolgáltatását.
A számla nem kötelező adatai
A fizetési határidő és fizetési mód adatszolgáltatása nem kötelező, ezért előfordulhat, hogy a számlán szerepelt ez az adat, de a cég számlázó szoftvere nem szerepeltette a NAV adatszolgáltatásban, ezért az automatikus feldolgozás során nem áll rendelkezésre. Mivel a SMARTBooks rendszerben mindkét adat kötelező, a számla feldolgozásra kerül, de a program a hiányzó adatokat egy alapértelmezett értékkel tölti ki. Emiatt a számla ellenőrzése, javítása válhat szükségessé. (A Pénzügy/Adatfeldolgozó központ menüpontban üzenet jelenik meg ezeknél a számláknál.)
Az időszakos elszámolású számlák dátum adatai is ellenőrzést igényelnek, valamint az adatszolgáltatás nem tartalmaz megjegyzés adatot sem (pl. tételmegjegyzés).
Magánszemélyek részére kiállított számlák
A magánszemélyek részére kiállított számlák esetében a magánszemély adatairól adatvédelmi okokból nem teljesíthető adatszolgáltatás, így ezekben az esetekben csak a számla többi adata küldhető be a NAV-hoz. Ezeket a számlákat a rendszer az automatikus importálást követően Magánszemély (NAV) partnernévvel dolgozza fel és rögzíti a SMARTBooksban.
Tipp: Ha a magánszemélyek számlán található adatait is szeretnénk szerepeltetni a könyvelésben, úgy továbbra is elérhető a SMARTBooksban a NAV XML vevő számla import funkció, amelyhez a minden számlázóprogramban megtalálható Adóhatósági adatszolgáltatás menüpontból kinyerhető XML formátumú fájl használható.
A számla formátuma
A NAV 3.0 formátumban készült adatokat tudja a SMARTBooks a NAV rendszeréből automatikus importálási módszerrel feldolgozni, melynek kötelező előírása 2021.03.31-től lépett hatályba.
Vannak bizonyos speciális tartalmú számlák, amelyeket a rendszer nem tud feldolgozni, ilyenek például a különbözeti áfát tartalmazó számlák, a gyűjtőszámlák és a kötegelt helyesbítő számlák. Ezen bizonylatok rögzítése a továbbiakban is csak kézi rögzítéssel történhet a rendszerben.
Visszamenőleg is lekérdezhetők az adatok, de több havi időszak esetén a feldolgozás több percet is igénybe vehet.
Számlák közti kapcsolatok
A SMARTBooks rendszerben a NAV rendszeréből importált számlák kézi számlaként kerülnek feldolgozásra. A sztornó és helyesbítő számlák eredeti kapcsolódó bizonylata – amennyiben a rendszerben rögzítve van – a vevő számla képernyő Kapcsolódó bizonylatok altabon jelenik meg.
Lehet-e dupla rögzítés a vevő számláknál?
Nem. A SMARTBooks rendszer figyeli, hogy az adott partnernek (adószám egyező) van-e már azzal a számlasorszámmal számlája a rendszerben. Így, ha manuálisan rögzítettük, vagy a rendszerben állítottuk ki a számlát, a rendszer már nem rögzíti a NAV Online Számla rendszeréből letöltött adatokat. Szintén figyeli, ha már a NAV rendszeréből letöltöttük a számlát, abban az esetben a Számlázz.hu rendszerből érkező vevő számlát nem könyveli.
A számlakép adata is letöltésre kerül a NAV rendszeréből?
A számlaképről nincs adatszolgáltatás a NAV Online Számla rendszerbe, ezért azt továbbra is a szokásos módon, pl. a Dokumentumok/Dokumentumok feltöltése menüpontban, vagy a vevő számla rögzítőképernyőn van lehetőség csatolni a számlához. A Számlázz.hu rendszeréből érkező vevő számlák esetében a számlakép automatikusan becsatolásra kerül a számlaadatokhoz akkor is, ha a számlaadat a NAV rendszeréből került feldolgozásra.