Feladatokat hozhatunk létre, akár több felhasználó hozzárendelésével. A feladatok kezeléséhez sokféle lehetőség kínálkozik.
A feladatok státuszát változtathatjuk, prioritást, felelőst, határidőt, emlékeztetőt, kategóriát adhatunk meg, kapcsolhatjuk partnerhez, termékhez, bizonylatokhoz, felhasználóhoz.
A feladatok között kereshetünk, több szempont alapján szűrhetünk.
Saját, egyedi szűrőfeltételeket is beállíthatunk, akár logikai kapcsolatokkal tovább finomítva a lekérdezést.
A feladatokat Excel fájlba menthetjük az Excel export gombbal.
Új feladat létrehozása
Új feladatot az Új gombbal hozhatunk létre.
A szerkesztő képernyőn kötelező megadni a feladat Tárgyát.
A feladat szerkesztésekor adhatunk hozzá részletes leírást a Leírás részben.
A Felelős mezőben kijelölhetjük a feladat felelősét a rendszer felhasználói közül.
A Prioritás mezőben Alacsony, Magas, Normál, Azonnal, Sürgős prioritási szintek közül választhatunk.
A feladat státuszát a Státusz mezőben állíthatjuk, bármikor változtathatjuk.
Új, Kiosztott, Megkezdett, Elutasított, Blokkolt, Kész státuszok közül választhatunk.
A Kezdés dátuma mezőben a feladat megkezdésének, a Határidő mezőben a határidő végső dátumát állíthatjuk be, napra, percre pontosan.
A Résztvevők mezőben a feladatban résztvevőket választhatjuk ki, személy (meghívott, regisztrált felhasználók név szerint) illetve szerepkörök (pl. könyvelés felhasználó, pénzügyes fiókgazda, admin) kijelölésével.
A Partner mezőben a feladat partnerhez rendelése lehetséges.
Bármelyik, a Partnertörzsben szereplő partnerünk kiválasztható.
A Kapcsolódó bejegyzés típusa mezőben állíthatjuk be, hogy a feladat milyen témakörre vonatkozik.
A bejegyzés típusa lehet: Beszállítói számla, Számla, Cím, Díjbekérő, Felhasználó, Kapcsolattartó, Partner, Termék.
Ha kiválasztottuk a bejegyzés típusát, az ahhoz kapcsolódó adatok megjelennek a Kapcsolódó bejegyzés mezőben.
Példa: Ha egy adott szállító számlához szeretnénk a feladatot hozzárendelni, akkor a Típus: Beszállítói számla lesz.
A Kapcsolódó bizonylatoknál az összes szállító számla megjelenik listában, és közülük tudjuk kiválasztani a megfelelő szállító számlát.
Ha azt szeretnénk, hogy a feladat megjelenjen a feladat felelősének naptárában, kattintsunk a Naptárban megjelenik jelölőnégyzetbe!
Az Emlékeztető dátuma szintén napra, percre pontosan megadható.
Kijelölhetjük, hogy ki kapjon értesítőt az Értesítőt kapja mezőben. Az értesítőt kaphatja: csak a Felelős, a Felelős és a készítő, Felelős és Készítő és Résztvevők is.
Az emlékeztetőt ismétlődővé tudjuk tenni az Ismétlődő négyzetet bepipálva.
Emellett az Ismétlődés gyakoriságát is beállíthatjuk: heti, kétheti, havi lehet.
Az Ismétlődés száma mezőben tetszőleges értéket megadhatunk, attól függően, hogy hány alkalommal szeretnénk az értesítést megismételni.
Feladathoz új kategória felvétele
A feladathoz kategóriát a következőképpen lehet felvenni: Felhasználói beállítások/Feladatok menüpont megnyitása, majd Új feladat létrehozásakor a Kategória mezőben megadunk egy új értéket, majd egy ENTER lenyomásával felveszi az új értéket (kék háttért kap). Több érték is megadható egyszerre, így több kategória “címke” fog létrejönni. Feladat mentése, majd a feladatok listanézet frissítése után a Kategória választóban meg fognak jelenni felrögzített értékek.
A feladatszerkesztőhöz tartozó altabok
Történet: itt nyomon követhetjük a feladat eddigi módosításainak dátumát, a módosító felhasználó nevét, a Módosított mező nevét, valamint a módosítás előtti és utáni értékét.
További altabok: Kapcsolódó bizonylatok, Csatolt fájlok, E-mailek.
Feladatlista szűrése
A Feladatlista alap szűrési lehetőségei: Felelős, Prioritás, Határidő, Kategória szerint.
Ezen túl Részletes szűrő, valamint összetettebb logikai lekérdezési lehetőség: Listaelemek szűrése is rendelkezésre áll.
A szűrőket elmenthetjük.
A feladatokat excel fájlba exportálhatjuk.
Feladatok Részletes szűrése
A További szűrőkre kattintva megjelenik a Részletes szűrő.
Itt a feladatlista oszlopaihoz állíthatunk be szűrőfeltételt és egyszerre több feltétel alapján szűrhetünk.
Soronként két mezőt használhatunk a részletes szűréshez.
Az első mezőben állítjuk be az adat típusát, ami alapján szűrünk, a második mezőben a rá vonatkozó pontos értéket, ami alapján listázni szeretnénk a tételeket.
A Típus lehet: pl. Tárgy, Leírás, Kezdés dátuma, Partner, Kapcsolódó bejegyzés, Létrehozó, stb.
Példa: Ha adott Partnert érintő feladatokat keresünk, a Típus mezőben Partnert jelölünk ki, az Érték mezőbe beírjuk a partner nevét, pontosan úgy, ahogy a rendszerben szerepel.
További részletes szűrőfeltételt is hozzáadhatunk a sorvégi + jelre kattintva.
Ekkor azokat a találatokat listázza a program melyek mindkét szűrési feltételnek megfelelnek.
Példa: Ha az első feltétel adott partner volt, itt tovább tudjuk szűrni, pl. a partner számlái szerint.
Ekkor a Típus Kapcsolódó bejegyzés típusa lesz, az érték pedig Számla (vevő esetén) vagy Beszállítói számla (szállító esetén) lehet. Végeredményként az adott partner számláihoz kapcsolódó feladatokat láthatjuk.
Feladat Listaelemek szűrése
Kattintsunk a Listaelemek szűrése ikonra! A felugró képernyőn akár több, bonyolultabb logikai kapcsolatokat tartalmazó szűrőfeltételeket állíthatunk be a feladatlista minden oszlopára vonatkozóan.
Kijelölhetjük, hogy mely oszlopok, milyen logikai kapcsolattal, milyen értékkel kerüljenek listázásra.
Példa: Ha arra vagyunk kíváncsiak, hogy melyik feladat határideje korábbi, mint 2019.12.01., akkor a kitöltés a következő:
Oszlop: Határidő
Típus: kisebb mint
Érték: 2019.12.01.
Az Oszlop mezőben bármilyen, a listában szereplő adat kiválasztható: pl. Felelős, Prioritás, Határidő, Kategória, Tárgy, Leírás, Kezdés dátuma, Partner, Kapcsolódó bejegyzés, Létrehozó. stb.
A Típus mező lehet: kisebb mint; nagyobb mint; egyenlő; nem egyenlő; kisebb, vagy egyenlő mint; nagyobb, vagy egyenlő mint; üres; nem üres.
Ezen felül, főleg szöveg típusú adatokhoz további típusok is elérhetőek bizonyos oszlopoknál: úgy kezdődik, hogy; nem úgy kezdődik, hogy; úgy végződik, hogy; nem úgy végződik, hogy; tartalmazza, hogy; nem tartalmazza, hogy.
Az Érték mezőbe bármit beírhatunk: szám vagy szöveg, illetve ezek kombinációja is lehet.
Listaelemek szűrése – további szűrőfeltételek beállítása
Több szűrőfeltételt úgy állíthatunk be, hogy a + Szűrési feltétel hozzáadása gombra kattintunk a Listaelemek szűrése képernyőn belül. Kiválasztjuk, hogy ÉS vagy VAGY kapcsolat legyen az előző és az új szűrőfeltétel között.
Példa: Ha – az előző példát kiegészítve – azok a feladatok is érdekelnek, melynek státusza Sürgős, akkor létrehozunk egy új szűrőfeltételt a Szűrési feltétel hozzáadása gombbal, a kettő feltétel közötti kapcsolatot VAGY kapcsolatnak állítjuk be. A 2. szűrőnél az Oszlop: Prioritás, a Típus: egyenlő, az érték: Sürgős lesz.
Listaelemek Szűrőfeltétel csoportok és logikai kapcsolataik
A szűrőfeltételeket csoportokba sorolhatjuk és a csoportok között külön ÉS vagy VAGY kapcsolatot állíthatunk be. Egy-egy csoportba tetszőleges számúszűrőfeltétel tartozhat.
Példa: beállíthatunk az első csoportban két szűrőfeltételt ÉS kapcsolattal, létrehozhatunk egy új szűrőcsoportot, benne szintén szűrőfeltételek VAGY kapcsolattal. A két csoport közötti kapcsolatot beállíthatjuk VAGY típusra. Végeredményként azok a találatok jelennek meg a listán melyekre igaz, hogy csoport 1 első és csoport 1 második feltétel teljesül VAGY csoport 2 első vagy csoport 2 második feltétel teljesül.
A szűrés eredményét ugyanúgy a Feladatok képernyőn látjuk.
A Feladatoknál beállított egyedi szűrőfeltételeket a Szűrő mentése ikonnal menthetjük.
A szűrés eredményét vagy akár a teljes feladatlistát Excel export gomb megnyomásával Excel fájlba menthetjük.