A vevő-szállító analitika és a főkönyv közti eltérések lehetséges okai:
a) Van olyan szállító számla, amely csak lezárásra került, de könyvelésre nem
Vizsgáljuk meg a Szállító számla menüpontban az alábbi szűrési feltétellel, hogy minden lezárt státuszú számla könyvelt-e is egyben:
b) A nyitó bizonylatok összege nem egyezik a nyitó főkönyvben rögzített összeggel
A főkönyvben állítsuk be a nyitó főkönyv dátumát, majd nézzük meg a 311/454 főkönyvi számok egyenlegét:
A vevő-szállító analitikában generáljunk egy kintlévőség állapotot a nyitó főkönyv napját megelőző dátummal vevő és szállító oldalon is:
A kapott egyenlegeket hasonlítsuk össze a főkönyvi egyenlegekkel.
Ha eltérést tapasztaltunk, kérjük le az importált nyitó vevő és szállító számlák listáját a vevő számla és szállító számla menüpontokban a nyitó főkönyv dátumát megelőző napig az alábbi szűrőkkel:
Egyeztessük a számlák hátralék oszlopának összegét a nyitó főkönyvi egyenlegek értékével, vizsgáljuk meg, pontosan mennyi az eltérés. Előfordulhat, hogy kihagytunk egy számlát a nyitott számlák listájáról, vagy a nyitó főkönyvben téves adatot adtunk meg.
Figyelem! A nyitó számlák hátralék összege csak akkor ad a nyitó főkönyvhöz viszonyítható adatot, ha még nem történt hozzájuk a rendszerben pénztári vagy banki kiegyenlítés a nyitó főkönyv dátumát követően.
Ha megvan az eltérés oka, töltsük fel a hiányzó számlát, vagy javítsuk a főkönyv értékét.
c) A nyitó bizonylatok számviteli teljesítés dátuma későbbi, mint a nyitó főkönyv dátuma
Ellenőrizzük a vevő számla/szállító számla menüpontokban, hogy nem töltöttünk-e fel véletlenül olyan nyitó számlát, amelynek számviteli dátuma későbbi, mint a nyitó főkönyv dátuma. Ehhez az alábbi szűrési feltételt alkalmazhatjuk, a tartomány kezdő dátuma a nyitó főkönyv dátuma legyen:
Ha a kapott listán találunk bizonylatot, akkor vizsgáljuk meg, hogy helyesen töltöttük-e ki a számlánál a számviteli teljesítés dátumát, illetve, hogy helyesen adtuk-e meg a nyitó főkönyv dátumát.
d) A részben kiegyenlített nyitó bizonylatok fizetés dátuma későbbi, mint a nyitó főkönyv dátuma
Az alábbi szűréssel vizsgáljuk meg, hogy van-e olyan nyitó számla, amely részben kiegyenlített és a részkiegyenlítése később történt, mint a nyitó főkönyv dátuma:
Ha a kapott listán találunk bizonylatot, akkor vizsgáljuk meg, hogy helyesen töltöttük-e ki a számlánál a fizetés dátumát, illetve, hogy helyesen adtuk-e meg a nyitó főkönyv dátumát.
e) Bankbizonylaton vagy pénztárbizonylaton vevő követelés vagy szállító kötelezettség főkönyvi számra történt könyvelés vevő/szállító kiegyenlítéstől eltérő jogcímen
Figyelem! Vevő kiegyenlítés és szállító kiegyenlítés minden esetben az ezzel azonos nevű jogcímeken kell, hogy történjen, ellenkező esetben a vevő-szállító analitikába nem kerülnek be a kiegyenlítések, kizárólag a főkönyvbe!
Az alábbi szűréssel megvizsgálhatjuk, történt-e vevő kiegyenlítés vagy szállító kiegyenlítés jogcímeken kívül más jogcímre könyvelés vevő követelés vagy szállító kötelezettség főkönyvi számokra. Ahol például főkönyvre könyvelés jogcímet látunk a megjegyzés oszlopban, az a könyvelési tétel csak a főkönyvbe került be, a vevő-szállító analitikába nem:
f) Vegyes bizonylaton vevő, szállító, pénztár vagy bank naplóban történt könyvelés vevő követelés vagy szállító kötelezettség főkönyvi számra
Figyelem! Ha vevő követelés/szállító kötelezettség főkönyvi számokra könyvelünk vegyes bizonylaton, a vevő-szállító analitikába nem kerülnek be ezek a könyvelési tételek, kizárólag a főkönyvbe!