Minden számlázó programnak rendelkeznie kell az „Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” menüponttal, ahol a kiállított vevő számlák adatai XML-be exportálhatók (23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet). Az ennél a funkciónál elérhető XML fájlt lehet a SMARTBooks rendszerbe importálni.
A betöltendő XML kiterjesztésű fájlt a Pénzügy/NAV XML számlaimport menüpontnál a Tallózás gombbal választjuk ki, majd a Számlák importálása gombbal indítjuk a folyamatot.
Ha az importálás rendben lezajlott, „Sikeres mentés” üzenetet kapunk, és a vevő számlák megjelennek a Pénzügy/Vevő számla menüpontban. Az importált számlák státusza Új számla, típusa Kézi számla, bizonylatszámuk a külső számlázórendszerben kiállított számla sorszáma lesz.
Az esetleges hibaüzenetek és figyelmeztetések az importálás képernyőn jelennek meg. Szűrhetünk csak a hibákra is, a Csak hibák checkbox jelölésével. Hibaüzenetek esetén nem tölti fel a rendszer a számlákat.
A számlák lezárása és könyvelése történhet számlánként, vagy csoportosan. Csoportos lezáráshoz a Pénzügy/Vevő számla menüpontban szűrjünk az Új státuszra valamint a Kézi típusra. Jelöljük ki az importált számlákat, majd a Továbbiak gombra kattintva válasszuk a Csoportos számla lezárás opciót. A számlák ekkor könyvelésre kerülnek, a státuszuk Lezárt lesz.