Az integráció lehetővé teszi, hogy manuális beavatkozás nélkül, egy gombnyomásra feltöltésre kerüljenek a nyitott vevő és szállító számlák az Adriana rendszerébe, majd a lekönyvelt bankbizonylatok, az összepontozással együtt szintén egy gombnyomásra visszakerüljenek a SMARTBooks rendszerébe.
Alapbeállítások:
1. Adriana-ban a Könyvelt cég beállítások menüpontban a Könyvelőprogram mezőben a SMARTBooks API típust szükséges kiválasztani.
2. Meglévő SMARTBooks előfizetés esetén szükséges a Partner/Partnertözs menüben egy Adriana függő nevű partnert rögzíteni, ha az Adriana-ban a függő tételeknél a „Függő tételek esetén a partner mezőbe mit írjunk?” lehetőségnél az Adriana függő partner kerül beállításra.
3. Minden Adriana-ban használt főkönyvi számnak szerepelnie kell a SMARTBooks aktuális évi számlatükrében (Pénzügy/Konfiguráció/Számlatükör),
4. A két rendszerben azonosnak kell lennie a bankszámlaszámnál használt főkönyvi számnak.
5. A bankban rögzített készpénzes tranzakció esetén automatikus pénztárbizonylatot hoz létre a SMARTBooks, ha a következő beállításokat rögzítjük:
- a Pénzügy/Konfiguráció/Pénzügyi alapadatok menüben a Jogcímek fülön tetszőleges Pénztár típusú jogcím létrehozása, pl. Készpénzmozgás, ahhoz főkönyvi szám megadása,
- a menüben maradva a Jogcím – közlemény, számlaszám összerendelés fülön az a. pontban rögzített jogcímhez mentsük el a bank(ok) által használt közleményt a megjegyzés mezőben. Amennyiben különböző bankok más közleményt használnak, szükséges mindegyiket rögzíteni.
6. Az Adriana-ban egyes bankszámláknál rögzített naplószám lesz az azonosító az import során, így annak egyeznie kell a SMARTBooksban rögzített bankszámla számlaazonosítójával.
- Adriana – Beállítások/Bankszámlák menü – Naplószám mező:
- SMARTBooks – Pénzügy/Konfiguráció/Pénzügyi alapadatok/Bankszámlák – Számlaazonosító mező:
7. Amennyiben a könyvelő iroda már rendelkezik Adriana előfizetéssel, úgy az Adriana-ban egy új user tokent szükséges generálni, amit a SMARTBooks könyvelőprogramba szükséges átmásolni. A feltöltéssel automatikusan létrejön az új könyvelt cég környezete, de mindenképpen be kell lépni és átmásolni a user tokent a lentiek szerint.
- Adriana – Felhasználó/Profilom menüpont Token kezelés – token kimásolás:
- SMARTBooks – Felhasználó beállítások Adriana API User Token – token beillesztése:
Egy API-s könyvelőprogramhoz egy Adriana fiókot lehet csatolni. Ezért, ha két API-s könyvelőprogrammal használja, akkor két Adriana előfizetésre van szüksége. Erről részletes tájékoztatást az ugyfelszolgalat@automatik.hu vagy a +36 1 850 8422 (értékesítés) és/vagy a +36 1 850 6006 (ügyfélszolgálat) telefonszámokon kaphatnak. Ha a SMARTBooks mellett olyan könyvelőprogramot használ, ami nem API-n keresztül kommunikál az Adriana-val, akkor egy Adriana fiókkal lehet használni az összeset. Ebben az esetben az Alapbeállítások 7-es pontjában szereplő leírás alapján generálja a tokent, ha már van Adriana fiókja.
8. Ha az iroda már rendelkezik meglévő előfizetéssel az Adriana-ban, de az adott felhasználó nincsen rögzítve, szükséges először felvenni őt az Adriana-ba a felhasználók közé , majd a 7. pontban leírtak szerint beállítani a hozzá tartozó user tokent.
9. Amennyiben az Adriana-ban partnerekre vonatkozó szabályok is rögzítve vannak, pl. munkabérnél, a hibamentes azonosítás érdekében érdemes megadni a SMARTBooksban használt partnerkódot.
A folyamat:
1. Feltöltés
- a feltöltéshez a SMARTBooksban a Pénzügy/Bankbizonylat menüt megnyitva az Adriana feltöltés gombra kell kattintani
- amennyiben a könyvelő iroda nem előfizető még, akkor megjelenik egy regisztrációs ablak, ahol a szükséges adatok megadását követően a Feltöltés gombra kattintva automatikusan létrejön az Adriana regisztráció és a user token is automatikusan beállításra kerül az adott könyvelt cég felhasználó beállításainál.
- ha a felhasználó nincs rögzítve az Adriana-ba, az Alapbeállítások 7. pontja szerint kell eljárni.
- azokat a vevő és szállító számlákat gyűjti össze a SMARTBooks, amiknek a hátraléka nem 0 és küldi át az Adriana-ba,
- az exportot többször is át lehet küldeni, ha valamiért szükséges (ilyenkor az előzőleg átadott Adriana-ban szereplő nyitott számlákat tartalmazó fájlt szükséges törölni. Erről az Adriana-ban a Segítség/Adriana Tudásbázis/Gyakran Ismételt Kérdések/ Feltöltött fájlok törlése segédletben talál útmutatót) – akár új feldolgozási időszakban is el lehet végezni az összepontozást:
- a fájl feltöltéséhez a regisztráció után aktív előfizetéssel kell rendelkezni az Adriana-nál,
- ha a könyvelő iroda már előfizető, de a könyvelt cég környezete még nincs létrehozva az Adriana-ban, a fájl feltöltés oldalon automatikusan létre fog jönni, és miután az összes fájl feltöltésre került, a fájl feltöltés oldal alján az Előválogatás gombra kattintva megjelenik a Könyvelt cég beállítás oldala. Itt az Alapbeállítások 1. pontja szerint állítsuk be a szükséges beállításokat, majd a mentésre kattintva megjelenik új felületen a Bankszámlák menüpont, ahol az Alapbeállítások 6. pontja szerint be kell állítani hozzá a bankszámlák beállításait.
- Sikeres regisztrációt követően a Feltöltendő számlák összegzése ablakba jutunk, ahol a Feltöltés gombra kattintva történik meg a számlák áttöltése az Adriana-ba.
- Sikeres feltöltés esetén a Tovább az Adrianába linkre kattintva a böngésző átnavigál az Adriana felületére, a kiírt üzenetnek megfelelően:
- aktív Adriana előfizetés esetén, ha van már létrehozott feldolgozási időszak, akkor a Fájlok feltöltése oldalra
- ha nincs még létrehozott időszak, akkor a Feldolgozási időszakok oldalra, ahol a fájl feltöltéshez először létre kell hozni az időszakot
- ha pedig nincs még aktív Adriana előfizetése a könyvelő irodának, akkor az Adriana üdvözlő oldalra, ahol tájékoztatást ad az Adriana, hogy hol lehet előfizetni rá.
2. Letöltés:
- szintén a Pénzügy/Bankbizonylat menüben az Adriana könyvelés letöltés gombra kattintva a feldolgozott bankbizonylatok mentésre kerülnek,
- az Adriana-ban beállított gyakoriság szerint jönnek létre a bizonylatok (pl. napi, havi),
- sikeres import esetén a képernyőn felső részén jelenik meg, hogy hány bizonylat került importálásra,
- több fájl egyidejű importálásakor, import hiba esetén (rossz fájl formátum, azonosítatlan bank) a hibás fájl bizonylatai nem kerülnek importálásra, de a többi fájl bizonylatai létrejönnek. Bankbizonylat létrehozásakor felmerülő hiba esetén (ismeretlen főkönyvi szám) egyik fájl bizonylata sem importálható, amíg a hiba javításra nem kerül.
Egyéb információ:
- Az Adriana-ban egyes tranzakciókhoz beállított munkaszám automatikusan létrejön a SMARTBooksban, és ennek megfelelően rögzítésre kerül az adott tételnél.
Lehetséges hibák:
- a feltöltésnél:
- ennek a felhasználónak már van fiókja az Adriana-ban – ha több könyvelő irodához meghívták,
- az iroda létezik az Adriana-ban, a felhasználó is, de hiányzik a user token – ha a feltöltéssel jött létre a könyvelt cég,
- a letöltésnél:
- nincs letöltendő fájl:
- nem azonosítható a bank: az Alapbeállítások 5. pontja szerinti beállítás hiányzik
- nem létező főkönyvi szám, eltérő főkönyvi szám,
- nem egyezik a fájlban szereplő és a SMARTBooksban a bankszámlánál rögzített devizanem,
- az Adriana függő partner nem került mentésre az Alapbeállítások 2. pontja szerinti beállítással,
- a szabályoknál beállított partner nem azonosítható egyértelműen – Alapbeállítások 9. pont,
- már van későbbi dátummal rögzített kivonat az adott bankszámlaszámnál (ennek ellenőrzésére létrehoztunk a Bankbizonylat menü listanézeten egy új oszlopot – Létrehozás dátuma).