Az integrációnak köszönhetően érkeznek a SMARTBooksba a QUiCK-ben feldolgozott adatok, valamint a hozzá tartozó számlakép, kiegészülve a költséghellyel és a címkékkel, illetve költségkategória esetében a főkönyvi számmal. Az adatok percenként kerülnek frissítésre. A Partneradatok a fájl alapján a NAV-nál és a Számlázz.hu-nál megszokott módon rögzítésre kerülnek. A számlaképek a Dokumentumbárba mentődnek a Beszállítói számla mappába (ahogyan a Számlázz.hu-ból érkező bejövő számlaképek is).
Szükséges beállítások:
- API kulcs generálás a QUiCK-ben a szokásos módon: a Cégeim menüpontban az adott cég melletti fogaskerékre kattintva az API Tokenek mezőben az Új Token létrehozása gombbal.
- Az SMARTBooksban az Adminisztráció/Cég menüben szükséges megtenni a következő beállításokat a QUICK SZÁLLÍTÓI SZÁMLA IMPORTÁLÁS részben:
- A QUICK API kulcs mezőbe kell bemásolni a generált API kulcsot.
- Ki kell tölteni QUICK szállító számla adatfogadás kezdő dátum mezőt ahhoz, hogy a kapcsolat létrejöjjön.
- Amint ez a két adat beírásra kerül, aktívvá válik a Quick kapcsolat tesztelése gomb, ezzel ellenőrizhető a beállítás.
- Lehetséges hibaüzenet: ” Quick szerverhez kapcsolódás során hiba lépett fel: Nincs jogosultsága a művelet végrehajtásához.” Ilyen hibaüzenet esetén az API kulcs ellenőrzését javasoljuk.
- Opcionális beállítások:
- QUICK szállító számla feldolgozása tételsorosan: ha jelölésre kerül, a NAV-ból érkező tételek szerint érkeznek a számlaadatok, ha nem (ez az alapértelmezett), költségkategóriák szerint kerül feldolgozásra, a költségkategóriáknál beállított főkönyvi számokkal együtt.
- QUICK szállító számla automatikus rögzítése: ha jelölésre kerül, automatikusan érkeznek a számlaadatok a Pénzügy/Szállító számla menübe, ha nem (ez az alapértelmezett), az Adatfeldolgozó központban manuálisan kell a kijelölésük után a Feldolgozás gombbal importálni.
A QUiCK-ből csak a feldolgozott/könyvelt és még nem exportált státuszú számlák érkeznek automatikusan.
Az Adatfeldolgozó központ működése:
QUICK szállító számla automatikus rögzítés jelölése esetén:
Ebben az esetben a számlák a Számlázz.hu-ból és a NAV-ból érkező számláknál megszokott módon Feldolgozásra vár státuszból automatikusan Feldolgozott státuszba kerülnek és bekerülnek a Pénzügy/Szállító számla menübe. Ha valamilyen hibába ütközik a feldolgozás, akkor Feldolgozás sikertelen státuszba kerülnek, amit a javítás, beállítás módosítása után a Feldolgozás gombbal szükséges feldolgozni.
QUICK szállító számla manuális feldolgozása esetén:
A számlák Feldolgozásra vár státuszban érkeznek be az Adatfeldolgozó központba, sárga jelöléssel. Kijelölés után a Feldolgozás gombra kattintva kerülnek a Pénzügy/Szállító számla menübe.
Módosított adat érkezése:
Amennyiben újra kell küldetni valamilyen módosítás miatt az adatokat, a QUiCK-ben kell javítani, majd újra feldolgozottá tenni. Az Adatfeldolgozó központban létrehoztunk egy plusz oszlopot, Módosulás időpontja névvel, amit abban az esetben töltünk, ha a QUiCK-ből egy számlához frissített adatokat kapunk.
Az alábbi eseteket külön kezeljük, ha frissített adatok érkeznek a QUiCK-ből:
- SMARTBooksban még nem került feldolgozásra a számla , akkor marad Feldolgozásra vár státuszban, sárga jelöléssel és feldolgozáskor a frissített adatokkal jön létre a számla.
- Ha a számla már feldolgozott, de még nem történt módosítás benne, akkor töröljük a számlát, a Pénzügy/Adatfeldolgozó központban, Feldolgozásra vár státuszba kerül újra a sor, de már a QUiCKből kapott módosított adatokkal. A számlát automatikusan létrehozzuk a friss adatokkal automatikus feldolgozás beállítás esetén.
- Ha Feldolgozás sikertelen státuszban volt a számla, a módosítás után Feldolgozásra vár státuszba kerül.
- Ha a SMARTBooksban a korábban létrehozott számlán bámilyen változtatás történik, a Pénzügy/Adatfeldolgozó központban lila színnel kerül jelölésre a számla sora, ezzel jelezve, hogy az adott számlához friss adatok érkeztek. Ebben az esetben a korábbi számlát törölni szükséges, majd kijelölés után a Feldolgozás gombra kattintva feldolgozható a frissített sor az Adatfeldolgozó központban.
- Ugyanezek a folyamatok igazak abban az esetben is, ha a számlaadat nem, csak a számlakép módosul.
Fontos információk:
A kapcsolat meglévő NAV-os szállító számla adatfogadás mellett nem alkalmazható, ehhez az adatfogadás kezdő dátumát törölni kell.
Ha a QUiCK kapcsolat aktív, nem érkeznek a Számlázz.hu-ból a számlaképek sem.
A címkék esetében jelenleg az 5 db a maximális, ami átvételre kerül. Ha ennél több érkezik, nem tudja átvenni a rendszer, azokat manuálisan kell majd megadni a beérkezés/feldolgozás után.
Amennyiben az API kapcsolat valamiért megszakad, rá kell kattintani mindenképpen a Quick kapcsolat tesztelése gombra, hogy helyreálljon.
A QUiCK-ből érkező adatok nem tartalmaznak helyesbítő, érvénytelenítő és előleg-végszámla kapcsolatokat, ezeket szükséges manuálisan beállítani, illetve utóbbinál az előleg számlát (Új előleg számlaként) manuálisan rögzíteni.
A QUiCK integráció nyújtotta lehetőségeket igyekszünk minél jobban kihasználni, ennek érdekében a jövőben több javítás/módosítás várható az automatizációban, újabb adatok átvételében, valamint a riportálásban is.