A NAV Online Számla Adatszolgáltatás használatának alapfeltétele néhány alapbeállítás elvégzése a SMARTBooks rendszerben.
A felhasználót érintő felhasználási feltételek
- rendelkezzen ügyfélkapu hozzáféréssel
- rendelkezzen NAV regisztrációval, azaz legyen birtokában a következőknek: Technikai felhasználó, Technikai felhasználó jelszó, Technikai felhasználó aláíró kulcs, Technikai felhasználó csere kulcs.
- Legyen jogosultsága a NAV Online számla adatszolgáltatáshoz, azaz rendelkezzen a megfelelő Szerepkörrel.
A SMARTBooks rendszerben szükséges beállítások
- Adminisztráció/Cég menüpontban a lap alján található NAV Online számla mezők kitöltése: Technikai felhasználó, Technikai felhasználó jelszó, Technikai felhasználó aláíró kulcs, Technikai felhasználó csere kulcs. (Új vevő számla kiállításakor a számlát nem lehet kiállítani/lezárni, ha ezek az adatok nincsenek kitöltve).
- A Partnertörzsben a partnerekhez be kell állítani, hogy Jogi személy vagy Magánszemély. Ezt egyesével, a partner szerkesztésével vagy a Partner importálás menüpontban csoportos importálással megtehetjük.
- Ha a partner jogi személy, meg kell adni az adószámát. Az adószám első 8 számjegyét (törzsszám) a rendszer automatikusan ellenőrzi a NAV felületén keresztül. Hibás rögzítésű adószám esetén “A partner adószáma nem megfelelő!” üzenetet kapjuk.
- Ajánlott beállítás: A Felhasználói beállítások/Értesítési szabályok menüpontban érdemes értesítési szabályt létrehozni a vevői számlák feladási állapotáról. Ekkor az Értesítések alatt megjelennek a NAV Online Számla Adatszolgáltatással kapcsolatos hibaüzenetek. Az Objektum ebben az esetben: Számla, Szabály típusa: Értesítés, Esemény típusa: Számla beküldése sikertelen. Természetesen többféle számla küldéssel kapcsolatos üzenet beállítása lehetséges ugyanitt.
A rendszer használata a beállításokat követően
Új vevő számla lezárása/nyomtatása esetén a számla automatikusan beküldésre kerül a NAV Online számla rendszerébe és a számla megjelenik a Pénzügy/Riportok/NAV Online Számla Adatszolgáltatás menüpontban.
A Pénzügy/Vevő számla listában szereplő vevő számlát dupla kattintással megnyitva elérhető a NAV történet altab, melyen láthatóak a számla beküldéssel kapcsolatos információk: pl. státusz, hibaüzenet, NAV azonosító. Az altab megtekintése megfelelő jogosultság birtokában lehetséges.
A NAV Online Számla adatszolgáltatás működése
A SMARTBooks rendszer 3 percenként küldi az adatokat a NAV felé és 5 percenként frissíti a számla feldolgozás státuszát. A rendszer addig próbálkozik a számla átadásával, amíg nem kap NAV azonosító számot. Az azonosítószám megjelenik a számla adatainál a Pénzügy/Riportok/ NAV Online Számla Adatszolgáltatás képernyőn és a Vevő számla NAV történet altabon.
A számla feldolgozás státuszai
Sikeres feldolgozás: Ha sikeres a feldolgozás és nem kaptunk figyelmeztető üzenetet sem, akkor nincs további teendőnk.
Sikertelen feldolgozás: Hibaüzenet érkezik, a számla nem került be a NAV rendszerébe. Ekkor a számlát javítani kell és újra be kell küldeni.
Figyelmeztetés érkezik: A számla bekerült a NAV rendszerébe, de érdemes utánajárni a figyelmeztetés okának. A NAV oldalán is megtekinthetőek a számla státuszok, üzenetek.
NAV Online Számla Adatszolgáltatás szűrési lehetőségek
A NAV Online Számla Adatszolgáltatás listában szűrhetünk az alap szűrőfeltételek szerint: Számlaszám, Számla típus (pl. Előlegszámla, Végszámla, Normál számla, Érvénytelenítő számla), Cég, Számla beküldés dátuma, Küldés és Feldolgozás státusza szerint.
Listaelemek szűrése
A További szűrők gombra kattintva választhatjuk a Listaelemek szűrése lehetőséget is, ha az alap szűrőfeltételek közt nem szereplő oszlopok értékeit szeretnénk szűrőfeltételként beállítani, illetve, ha a szűrőfeltételekhez bonyolultabb logikai feltételt szeretnénk rendelni.
Három mező kitöltése szükséges a szűréshez:
Oszlop: a NAV Online Számla Adatszolgáltatás lista minden oszlopát tartalmazza. Válasszuk ki a megfelelő adatot, amire a szűrést létrehozzuk!
Típus: Válasszuk ki a logikai kapcsolat típusát.
A választható típusok oszloponként eltérőek lehetnek.
Alapesetben a Típus mező lehet: kisebb mint, nagyobb mint, egyenlő, nem egyenlő, kisebb vagy egyenlő mint, nagyobb vagy egyenlő mint, üres, nem üres.
Néhány adattípusnál elérhető típusok: úgy kezdődik, hogy; nem úgy kezdődik, hogy; úgy végződik, hogy; nem úgy végződik, hogy; tartalmazza, hogy; nem tartalmazza, hogy. Utóbbiak a szöveget (is) tartalmazó adattípusnál választhatóak.
A +Szűrőfeltétel hozzáadása gombbal tudunk újabb szűrőfeltételt hozzáadni a lekérdezéshez. Kiválaszthatjuk, hogy ÉS vagy VAGY kapcsolat legyen az két szűrőfeltétel között.
Szűrőfeltétel csoportok és logikai kapcsolataik
A szűrőfeltételeket csoportokba sorolhatjuk és a csoportok között külön ÉS vagy VAGY kapcsolatot állíthatunk be. Egy-egy csoportba tetszőleges számú szűrőfeltétel tartozhat.
Például beállíthatunk az első csoportban két szűrőfeltételt ÉS kapcsolattal, létrehozhatunk egy új szűrőcsoportot, benne szintén szűrőfeltételek VAGY kapcsolattal. A két csoport közötti kapcsolatot beállíthatjuk VAGY típusra. Végeredményként azok a találatok jelennek meg a listán melyekre igaz, hogy csoport 1 első és csoport 1 második feltétel teljesül VAGY csoport 2 első vagy csoport 2 második feltétel teljesül.
Szűrők mentése, exportálás
NAV Online Számla Adatszolgáltatás lista Excel fájlba menthető az Excel export segítségével.
A lista szűrőfeltételeit elmenthetjük a Mentés ikonra kattintva. A Mentett szűrőket a későbbiekben bármikor újra alkalmazhatjuk.