A SMARTBooks rendszerben előre feltöltve megtalálható az általános, ajánlott számlatükör.
A Számlatükör menüpontban karbantarthatjuk a főkönyvi számokat.
A számlatükörben kereshetünk, szűrhetjük Üzleti év, Főkönyvi szám kezdete és Megnevezés szerint.
A gyakran használt szűrőfeltételeket el tudjuk menteni, majd a Mentett szűrők közül kiválasztva a későbbiekben is alkalmazhatjuk.
A Számlatükröt beszámoló sor nélkül is lekérhetjük, ha Nincs beszámoló sor rubrikát bejelöljük.
Számlatükör exportálása, importálása
Ha nem az előre feltöltött, hanem saját számlatükröt szeretnénk használni, akkor az Excel import gomb megnyomásával átkerülhetünk a Számlatükör import oldalra, ahonnan letölthetjük a mintafájlt. A Tartozik előjel és Követel előjel oszlopokat aszerint töltjük ki, hogy az adott főkönyvi számnak a Tartozik vagy a Követel oldalára könyveljük a növekedéseket, illetve a csökkenéseket. A növekedést + jellel, a csökkenést – jellel jelöljük a megfelelő oszlopban.
Töltsük ki a mintafájlt a saját főkönyvi adatokkal, majd mentsük el!
A Tallózás gombra kattintva kiválaszthatjuk a feltölteni kívánt Számlatükör fájlt.
Válasszuk ki az Üzleti évet, amelyre be szeretnénk tölteni a számlatükröt.
Az Excel import gomb megnyomásával elindul az importálás.
Főkönyvi szám alábontása
Előfordulhat, hogy a munkánk során alá kell bontanunk egy főkönyvi számot.
Az új főkönyvi szám első számjegyeinek egyeznie kell a kiindulási számláéval, és bővülnie kell legalább egy számjeggyel.
Az eredeti főkönyvi szám automatikusan Gyűjtő típusú lesz, erre már nem lehet könyvelni a későbbiekben.
A kiinduló főkönyvi számon szereplő tételeket a rendszer automatikusan átteszi az alatta létrehozott főkönyvi számra.
Ha több főkönyvi számot szeretnénk létrehozni a megbontott főkönyvi szám alatt, az elsőt hozzzuk létre alábontással és a rendszer minden tételt erre a számlára helyez át.
A többi főkönyvi számot az Új gombbal hozzuk létre.
Új főkönyvi szám létrehozása
Az Új gombra kattintva tudjuk létrehozni az új főkönyvi számot.
Kötelező kitölteni a Főkönyvi szám, Megnevezés, Üzleti év mezőket.
Válasszuk ki a főkönyvi szám Típusát (Bank pénztár, Vevő, Szállító, Áfa, Egyéb)!
Ha szükséges, válasszuk ki az Átvezetési célszámla főkönyvi számát!
Jelöljük ki a listából a főkönyvi számhoz rendelendő beszámoló sort a Beszámoló sor mezőben!
Ha a számlát gyűjtőnek szánjuk, azaz szeretnénk további alszámlákra bontani, jelöljük be a Gyűjtő mezőt!
Gyűjtő típusú főkönyvi számra nem tudunk könyvelni, csak az alábontott számlákra.
Megadhatjuk az főkönyvi szám érvényességének kezdetét, végét, továbbá hozzárendelhetünk dimenziókat is.