Általános információk
A tárgyi eszközök rögzítése, importálása, exportálása, mozgások könyvelése a Tárgyi eszköz/Tárgyi eszközök menüpontban történik.
Ezen felül lehetőség van egyből a lezárt státuszú szállító számlából létrehozni a tárgyi eszközt a Pénzügy/Szállító számla – Bizonylat – Tételek menüpontban, ahol a tételsor kijelölésekor aktív lesz a Tárgyi eszköz létrehozás gomb.
Fontos előfeltétel a Tárgyi eszközök / Konfiguráció / Tárgy eszköz alapadatok menüpontban szereplő alapbeállítások elvégzése.
A tárgyi eszközök kézi rögzítéssel, vagy Excel fájlból történő importálással kerülhetnek be a rendszerbe. A SMARTBooks rendszer lehetőséget biztosít a tévesen importált tételek törlésére a Tárgyi eszközök menüpontban.
Új tárgyi eszköz kézi felvitele
Új tárgyi eszköz kézi rögzítéséhez nyomjuk meg az Új gombot!
Az új eszköz mentéséhez csak a Név mező kitöltése kötelező, de a tárgyi eszköz aktiválásához a többi adat kitöltése is szükséges.
Az aktiváláshoz kötelezően kitöltendő további mezők: Szállító, Bekerülési érték, Beszerzés dátuma, Aktiválás dátuma, Bizonylatszám.
A kötelező mezők kitöltése mellett lehetőség van Megjegyzés, VTSZ, Leltári szám, Gyári szám, Támogatási arány, Mennyiség felvitelére is.
A tárgyi eszközhöz dimenziókat (munkaszám, telephely) is rendelhetünk.
Az Számviteli törvény és a Társasági adó törvény szerinti leírási módok beállítása szintén alapfeltétel az aktiváláshoz.
A beállításokhoz álljunk az SZtv. szerinti értékcsökkenés, illetve a TAO szerinti értékcsökkenés altabra!
SZtv szerinti értékcsökkenés:
A Leírási mód (SZtv) mezőben válasszuk ki a tárgyi eszköz leírás módját! A választható leírási módok: Lineáris, Degresszív, Azonnali, Egyedi. A Lineáris, Degresszív leírási mód választásakor a Leírási kulcs (SZtv) mezőbe írjuk be az SZtv. szerinti leírási kulcsot és itt adható meg a Maradványérték összege is! Azonnali leírási módnál (pl. kisértékű tárgyi eszköz) nem adhatunk meg leírási kulcsot és maradványértéket.
TAO szerinti értékcsökkenés:
A Leírási mód (TAO) mezőben válasszuk ki a tárgyi eszköz leírás módját!
A választható leírási módok: Lineáris, Azonnali, Egyedi.
A Lineáris, Egyedi leírási mód választásakor a Leírási kulcs (TAO) mezőbe írjuk be az TAO tv. szerinti Leírási kulcsot és itt adható meg a felhasznált Fejlesztési tartalék összege is.
A fejlesztési tartalékot az aktiválás előtt adjuk meg! Ez az érték csak a TAO szerinti értékcsökkenést befolyásolja.
Azonnali leírási módnál (pl. kisértékű tárgyi eszköz) nem adhatunk meg leírási kulcsot.
Ha egyösszegben leírt tárgyi eszköznél használunk fel fejlesztési tartalékot, a leírás módjánál a Lineáris lehetőséget válasszuk ki és a leírási kulcshoz 100%-ot írjunk.
A leírási kulcsot a bekerülési értékre vonatkoztatja a rendszer, az alapján számolja az értékcsökkenést.
Kisértékű tárgyi eszközök
Kisértékű tárgyi eszköz csoport létrehozása szükséges a megfelelő könyvelési beállításokkal a Tárgyi eszköz alapadatok/Tárgyi eszköz csoportok alatt.
Ha kisértékű tárgyi eszközt rögzítünk a rendszerbe, a Leírási mód SZtv és Leírási mód TAO adatoknál a leírási mód beállítása Azonnali kell, hogy legyen.
Kisértékű tárgyi eszköznél nem adhatunk meg leírási kulcsot, azonnali leírási mód választásakor a program nem engedi kitölteni ezt a mezőt.
A kisértékű tárgyi eszköz aktiválásakor az azonnali értékcsökkenés összege megegyezik a tárgyi eszköz bruttó értékével.
Tárgyi eszköz aktiválása
Ha mindent kitöltöttünk a tárgyi eszköz szerkesztésekor, kattintsunk az Aktiválás gombra!
A program a teljes hasznos élettartamra legenerálja az értékcsökkenést.
A tervezett értékcsökkenés a képernyő alsó részén megjelenik havi bontásban.
Aktiválási jegyzőkönyv
Az Aktiválás gomb megnyomását követően kiállításra kerül az Aktiválási jegyzőkönyv, PDF formátumban.
A jegyzőkönyvet elmenthetjük vagy kinyomtathatjuk.
Tárgyi eszköz Egyedi nyilvántartólap
A tárgyi eszköz aktiválása után aktívvá válik a Nyomtatványok gomb a tárgyi eszköz szerkesztő képernyőjén.
Itt találjuk az Egyedi nyilvántartólap lekérdezési lehetőséget.
Az egyedi nyilvántartólapot PDF fájlként hozza létre a rendszer. A nyomtatvány innen menthető illetve nyomtatható.
Az Egyedi nyilvántartó lap minden oldala tartalmazza a fejléc adatot a tárgyi eszközről és az értékcsökkenési beállításokról, továbbá az eszköztételeket, mozgásokat.
További tárgyi eszköz mozgások
A Tárgyi eszköz/Tárgyi eszközök menüpontban, a tárgyi eszköz szerkesztő nézetben végezhetjük el a további tárgyi eszköz mozgásokat is.
A tárgyi eszköz mozgásokat külön kell felrögzíteni az adott időpontra, a megfelelő értékkel, SZtv és TAO szerint is.
Amikor új tárgyi eszköz mozgást rögzítünk, a program elszámolja az értékcsökkenést az utolsó elszámolt értékcsökkenés és az új mozgás közti időszakra.
Az új mozgást rögzíti, majd újraszámolja az értékcsökkenéseket a tárgyi eszköz hátralevő hasznos időtartamára vonatkozóan.
Az új mozgás visszamenőleg nem befolyásolja az eszköz értékcsökkenését.
Lezárt tárgyi eszköz időszakra nem vihetünk fel tárgyi eszköz mozgást, csak ha visszanyitjuk az időszakot.
Ha több lezárt időszakkal korábbi időszakot szeretnénk visszanyitni, az összes utána következőt vissza kell nyitnunk, majd a módosítást követően az összeset sorban visszazárnunk.
Ráaktiválás
A tárgyi eszköz szerkesztő képernyőn a Tranzakciók/Ráaktiválás lehetőséget válasszuk a ráaktiválás indításához!
A Ráaktiválás során a ráaktivált értékkel megnövekszik a tárgyi eszköz bruttó értéke.
A továbbiakban ez a megnövelt érték lesz az értékcsökkenés alapja.
Leaktiválás
A tárgyi eszköz szerkesztő képernyőn a Tranzakciók/Leaktiválás lehetőséget válasszuk a leaktiválás indításához!
A Leaktiválás során a megadott (leaktivált) értékkel csökken a tárgyi eszköz bruttó értéke.
A továbbiakban ez a csökkentett érték lesz az értékcsökkenés alapja.
Terven felüli értékcsökkenés
A tárgyi eszköz szerkesztő képernyőn a Tranzakciók/Terven felüli értékcsökkenés lehetőséget válasszuk a terven felüli értékcsökkenés rögzítéséhez!
Itt a tervezetten felül további értékcsökkenést vihetünk fel.
Visszaírás
A tárgyi eszköz szerkesztő képernyőn a Tranzakciók/Visszaírás lehetőséget válasszuk a visszaírás indításához!
A Visszaírás értéke maximum a már elszámolt terven felüli értékcsökkenés értéke lehet.
Értékhelyesbítés
Az értékhelyesbítés összegének megadását és annak változásait a Tranzakciók/Értékhelyesbítés menüpont választásával van lehetőség elvégezni. A megjelenő képernyőn adhatjuk meg az Értékhelyesbített összeget és az értékhelyesbítés dátumát. Ezt követően a rendszer kitölti az Értékhelyesbített nettó érték oszlopot.
Kivezetés
A tárgyi eszköz szerkesztő képernyőn a Tranzakciók/Kivezetés lehetőséget válasszuk a kivezetés indításához, ahol meg kell adnunk a kivezetés jogcímét is (a korábban beállított Tárgyi eszköz/Konfiguráció/Tárgyi eszköz alapadatok/Kivezetés jogcímek altabon beállított típusokból választhatunk).
Selejtezés
A tárgyi eszköz szerkesztő képernyőn a Tranzakciók/Selejtezés menüpontnál meg kell adni a selejtezés dátumát, majd a Mentés gomb választása után megjelenik a kivezetés jogcím képernyő, ahol a selejtezés oka kivezetési jogcím rögzíthető.
Figyelem! Selejtezni kizárólag azokat az eszközöket szükséges, amelyeknek még van értéke. A 0-ra leírt eszközök esetén elegendő a kivezetés tranzakciót elvégezni.
Maradványérték változás/Leírási kulcs változás
A Tárgyi eszköz szerkesztés képernyőn a Tranzakciók/Maradványérték, Leírási kulcs változás változás menüpontnál indíthatjuk el a műveletet, ahol megadhatjuk az új maradványértéket és/vagy az új leírási kulcsot.
A mozgás megjegyzésébe automatikusan belekerül a változás, az eredeti és az új maradványértékkel, az eredeti és az új leírási kulcs értékkel.
Kézi értékcsökkenés
Kézi értékcsökkenés csak az Egyedi leírási mód választása esetén állítható be.
A tárgyi eszköz rögzítésekor válasszuk az Egyedi leírási módot az SZTv. és a TAO szerinti értékcsökkenés altabokon.
A leírási kulcsot nem kell megadnunk az aktiváláshoz.
Ha aktiváltuk a tárgyi eszközt, akkor az SZTv. és a TAO altabokon a Tranzakciók gombbal előhívhatjuk az adott leírási módnál elvégezhető mozgásokat.
Válasszuk a Kézi értékcsökkenést és a megjelenő képernyőn adjuk meg az értékcsökkenés összegét valamint a dátumot!
Tetszőleges mennyiségű sor felvihető.
Az SZTv. és a TAO szerinti leírás összege különbözően is megadható.
Tárgyi eszköz rögzítése szállító számlából
Tárgyi eszközt létrehozhatunk a szállító számla rögzítésekor is. A szállító számla lezárásával válik aktívvá a Tárgyi eszköz létrehozása gomb a számla tételeknél.
Ha egy számlán több rögzítendő tárgyi eszköz tétel szerepel, a Tárgyi eszköz létrehozás tételenként lehetséges. Minden tételnél külön meg kell nyomni a gombot a tárgyi eszközök felviteléhez.
A Tárgyi eszköz létrehozás gomb megnyomásával a Tárgyi eszközök menüpontban, a Tárgyi eszköz szerkesztése képernyő jelenik meg (megegyezik a Tárgyi eszköz/Tárgyi eszközök/Új útvonallal). A szállító számla tárgyi eszközre vonatkozó alapadatai, pl. Név, Szállító, Bekerülési érték, Beszerzés dátuma (szállító számla teljesítés dátuma), Bizonylatszám megjelennek az adatlapon. A többi értéket manuálisan ki kell töltenünk, majd aktiválni a tárgyi eszközt a Tárgyi eszköz kézi felvétele pontban leírtak szerint.
Kényelmi funkció (Tipp): A különbség a kézi rögzítéshez képest, hogy ezzel a megoldással a szállító számlához rögzített adatok automatikusan átkerülnek a tárgyi eszköz adatlapra.
Tárgyi eszköz export – import
Tárgyi eszköz mintafájl letöltése
A nyitó és új tárgyi eszköz adatok Excel fájlból importálhatók. A Tárgyi eszközök menüpontban a Továbbiak gomb alatt található Mintafájl lehetőségre kattintva letölthetjük az importáláshoz szükséges fájlt.
Tárgyi eszközök importálása
A kitöltött mintafájl importálása szintén a Továbbiak gomb alatt, az Excel fájl importálása opciót választva történik meg. A megjelenő képernyőn kattintsunk a Tallózás gombra, majd a fájl kiválasztását követően nyomjuk meg az Excel fájl importálása gombot!
Ha nyitó tárgyi eszköz adatokat importálunk, úgy előzetesen hozzunk létre a Tárgyi eszköz/Tárgyi eszköz alapadatok menüpontban egy Előzmény státuszú időszakot (kezdő dátuma az importfájlban lévő legkorábbi aktiválás dátuma, végdátuma az értékcsökkenés záró dátuma) és az Értékcsökkenés egyenleg (SZtv), az Értékcsökkenés egyenleg (TAO) és az Értékcsökkenés záró dátuma oszlopokat is mindenképpen töltsük ki a fájlban!
Új tárgyi eszközök importja esetén a Értékcsökkenés egyenleg, az Értékcsökkenés záró dátuma és a Záró nettó érték oszlopokat hagyjuk üresen, a rendszer generálja majd a megadott aktiválási dátumok, leírási módok, leírási kulcsok és bekerülési, valamint maradványértékek alapján az értékcsökkenést. Az importáláshoz szükség van egy előzetesen létrehozott Nyitott státuszú tárgyi eszköz időszakra is.
Importált tárgyi eszközök törlése
Ha véletlenül téves tárgyi eszköz adatokat importáltunk és törölni szeretnénk a feltöltött adatokat, a SMARTBooks program erre is gyors, kényelmes lehetőséget biztosít.
Ha a tárgyi eszköz listánkban szerepelnek importált tárgyi eszközök, aktívvá válik az Importált tárgyi eszköz törlése gomb. Az importált tárgyi eszközök törléséhez jelöljük ki a törölni kívánt eszközöket, majd nyomjuk meg a gombot.
Tárgyi eszközök exportálása
A tárgyi eszközeink listáját Excel fájlba elmenthetjük. Az exportot megelőzően szűrhetjük a tárgyi eszköz listánkat, több szempont szerint.
A Továbbiak gomb alatt található Excel fájl exportálás lehetőséget választva letölthetjük a tárgyi eszköz listát a saját meghajtónkra.
Tárgyi eszközök szűrése
A tárgyi eszközök listáját a Tárgyi eszköz/Tárgyi eszközök menüpontban találjuk.
A tárgyi eszközök adataiban kereshetünk szabadszavas keresőkifejezésre a Szűrés mezőben, illetve előre definiált szűrőfeltételek alkalmazásával, a szűrők egyedi kombinációjával szűrhetünk is.
A szűréseinket elmenthetjük a Szűrő mentése ikonra kattintva.
A Mentett szűrők mezőből előhívhatjuk a korábban eltárolt szűréseket.
A tárgyi eszközöket szűrhetjük többek között pl. Név, Státusz, Telephely, Kivezetés jogcím, Leírási mód, Tárgyi eszköz csoport, Szállító, Bizonylatszám, Beszerzés, Aktiválás, Kivezetés dátuma szerint.
Kényelmi funkció (Tipp): Az importált tárgyi eszközök ellenőrzését az Importált négyzet jelölésével tudjuk legegyszerűbben megtenni.
Ekkor csak az importált eszközök maradnak a listában.
Tárgyi eszköz listaelemek szűrése
A tárgyieszköz listához egyéni, összetettebb szűrőfeltételeket állíthatunk be. Kattintsunk a Listaelemek szűrése ikonra! A megjelenő képernyőn beállíthatunk többszörös szűrőfeltételeket a tárgyi eszköz lista minden adatára (oszlopok), különböző logikai feltételekkel és értékhatárokkal. Mi magunk jelöljük ki, hogy mely oszlopok, milyen logikai kapcsolattal, milyen értékkel kerüljenek listázásra.
Az Oszlop mezőben bármilyen, a listában szereplő adat kiválasztható: pl. Név, Tárgyi eszköz csoport, Maradványérték, Aktiválás dátuma, Bizonylatszám, Fejlesztési tartalék, Kivezetés jogcím, Telephely, Munkaszám, Aktuális érték, stb.
A Típus mező lehet: kisebb mint; nagyobb mint; egyenlő; nem egyenlő; kisebb, vagy egyenlő mint; nagyobb, vagy egyenlő mint; üres; nem üres. Ezen felül, főleg szöveget (is) tartalmazó adatokhoz válaszható típusok is elérhetőek bizonyos oszlopoknál: úgy kezdődik, hogy; nem úgy kezdődik, hogy; úgy végződik, hogy; nem úgy végződik, hogy; tartalmazza, hogy; nem tartalmazza, hogy.
Az Érték mezőbe bármit beírhatunk: szám vagy szöveg, illetve ezek kombinációja is lehet.
Listaelemek szűrése – további szűrőfeltételek beállítása
Több szűrőfeltételt úgy állíthatunk be, hogy a + Szűrési feltétel hozzáadása gombra kattintunk a Listaelemek szűrése képernyőn belül. Kiválasztjuk, hogy ÉS vagy VAGY kapcsolat legyen az előző és az új szűrőfeltétel között.
Kattintsunk az ÉS vagy a VAGY szövegre!
A szűrésnek ez a módja bármilyen bonyolult lekérdezést lehetővé tesz, teljesen a személyes igényeinkre szabva.
Természetesen az itt beállított egyedi szűrőfeltételeket és a szűréssel kapott listát is menthetjük.
A szűrés eredményét ugyanúgy a Tárgyi eszközök képernyőn látjuk.
Szűrőfeltétel csoportok és logikai kapcsolataik
A szűrőfeltételeket csoportokba sorolhatjuk és a csoportok között külön ÉS vagy VAGY kapcsolatot állíthatunk be.
Egy-egy csoportba tetszőleges számú szűrőfeltétel tartozhat.
Példa: beállíthatunk az első csoportban két szűrőfeltételt ÉS kapcsolattal, létrehozhatunk egy új szűrőcsoportot, benne szintén szűrőfeltételek VAGY kapcsolattal. A két csoport közötti kapcsolatot beállíthatjuk VAGY típusra. Végeredményként azok a találatok jelennek meg a listán melyekre igaz, hogy csoport 1 első és csoport 1 második feltétel teljesül VAGY csoport 2 első vagy csoport 2 második feltétel teljesül.
Tárgyi eszköz leírási módok
A SMARTBooks rendszerben a Tárgyi eszközök rögzítésekor az SZtv és TAO szerinti értékcsökkenési beállításokat is el kell végezni.
A rendszer mindkét értékcsökkenést kezeli.
A Számviteli törvény szerinti értékcsökkenés esetében 4 féle leírási módot tud kezelni a program: Lineáris, Degresszív, Azonnali, Egyedi.
A TAO szerinti értékcsökkenés esetén 3 féle leírási mód választható: Lineáris, Azonnali, Egyedi.
Lineáris tárgyi eszköz leírási mód
Lineáris leírás választása esetén a számviteli és a TAO szerinti leírási kulcs különbözőképpen megadható.
Az értékcsökkenést évente a megadott leírási kulcs alapján számolja a program.
Minden évre azonos terv szerinti értékcsökkenés kerül rögzítésre.
A Lineáris leírási mód választásakor az eszköz aktiválása után elvégezhető mozgásokat az SZTv. és TAO szerinti értékcsökkenés altabokon a Tranzakciók alatt is elvégezhetjük:
Leaktiválás, Ráaktiválás, Terven felüli értékcsökkenés, Visszaírás, Értékhelyesbítés, Selejtezés, Kivezetés, Átvezetés, Maradványérték/ leírási kulcs változás lehetősége elérhető ennél a leírási módnál.
Degresszív tárgyi eszköz leírási mód
A SMARTBooks rendszer a Degresszív leírási mód választása esetén az Évek száma összeg módszert használja automatikusan.
Ebben az esetben a bekerülési érték a gazdasági élettartamra egyenlőtlenül kerül felosztásra, úgy, hogy az évről-évre haladva folyamatosan csökken.
Az első évben a legmagasabb a terv szerinti értékcsökkenés összege, az utolsó évben a legalacsonyabb.
Az ettől eltérő leírási módokat az Egyedi leírási módban lehet manuálisan kezelni.
A tárgyi eszköz rögzítésekor a leírási módok közül válasszuk a Degresszív típust és az Évek számát adjuk meg a Leírási kulcsnál!
A mező neve is változik ebben az esetben: Leírási kulcs (SZTv) (év) lesz.
Példa: Ha 3 év alatt szeretnénk leírni egy 300.000 Ft értékű tárgyi eszközt, akkor az évek száma módszert alkalmazva az alábbi számokat kapjuk:
Évek száma: 3
Évek számának összege: 3+2+1=6
Bekerülési érték: 300.000 Ft
- év értékcsökkenése: (300.000/6)*3=150.000 Ft
- év értékcsökkenése: (300.000/6)*2=100.000 Ft
- év értékcsökkenése: (300.000/6)*1=50.000 Ft
Degresszív leírási mód választásakor az eszköz aktiválása után elvégezhető mozgásokat az SZTv. és TAO szerinti értékcsökkenés altabokon a Tranzakciók alatt is elvégezhetjük:
Leaktiválás, Ráaktiválás, Terven felüli értékcsökkenés, Visszaírás, Selejtezés, Kivezetés lehetséges ennél a leírási módnál.
Egyedi tárgyi eszköz leírási mód
Egyedi tárgyi eszköz leírási módot is választhatunk, ilyenkor az értékcsökkenés manuálisan rögzíthető az időszakokra.
A tárgyi eszköz rögzítésekor válasszuk az Egyedi leírási módot az SZTv. és a TAO szerinti értékcsökkenés altabokon.
A leírási kulcsot nem kell megadnunk az aktiváláshoz.
Ha aktiváltuk a tárgyi eszközt, akkor az SZTv. és a TAO szerinti értékcsökkenés altabokon a Tranzakciók gombbal előhívhatjuk a Kézi értékcsökkenés beállítást.
Válasszuk ki a Kézi értékcsökkenést a listából és a megjelenő képernyőn adjuk meg az értékcsökkenés összegét, valamint a dátumot!
Tetszőleges mennyiségű sort felvihetünk.
Az SZTv. és a TAO szerinti leírás összege külön megadható.
Egyedi tárgyi eszköz leírási mód választásakor az eszköz aktiválása után elvégezhető mozgásokat az SZTv. és a TAO szerinti értékcsökkenés altabokon, a Tranzakciók alatt végezhetjük el.