A beszerzési rendelés létrehozásához vannak mezők és adatok, melyek kitöltése vagy megadása kötelező. A kötelező mezőket a rendszer narancssárga kerettel jelöli.
A fejadat kötelező mezőinek kitöltése után kell a tételeket rögzíteni.
Kötelező mezők:
- Beszállító
- Megrendelés dátuma
- Pénznem
- Raktár
A raktár, ahova beszállítást kérjük.
További mezők:
- Beszállítói megjegyzés
A partnerlapon a Megjegyzés mezőbe írt információ jelenik meg.
- Szállítási határidő
A beszerzési rendelés várható beérkezésének dátuma.
- Beszerzési árlista
A korábban a partner részére létrehozott beszállítói árlisták közül lehet választani. Árlista kiválasztása esetén a tételek hozzáadásakor csak az árlistán szereplő tételek közül lehet választani.
- Szállítási módok
Az Adminisztrációs alapadatok Szállítási módok altabján rögzített szállítási módok közül lehet választani.
- Nyomtatvány nyelve
A nyomtatvány alapértelmezett nyelve magyar, de választható angol is. Angol esetén a nyomtatvány kétnyelvű lesz (magyar/angol).
- Értesítés
A Szállítási határidőhöz képest a megadott nappal korábban a rendszer generál egy értesítést a várható szállításról.
- Felelős
Az felhasználó, akinek az értesítést kell küldeni a várható beérkezésről.
- Munkaszám és Részlegszám
A Pénzügyi alapadatok Dimenzió értékek altabján rögzített dimenziók közül lehet választani.
- Kapcsolattartó
A partnerlap Elérhetőségek altabján rögzített kapcsolattartók közül lehet választani. Alatta megjelenik a kiválasztott kapcsolattartó telefonszáma és e-mail címe.
Tipp:
A Szállítási határidő mezőt érdemes kitölteni. A vevői rendelés tétel hozzáadásakor megjelenik a tétel kiszolgálhatósága, ami figyelembe veszi a beszerzési rendeléseket is.
Tételek kötelező mezői:
- Megnevezés (Termék)
A rendelendő terméket kell kiválasztani. Amennyiben a rendelés fejadatában ki lett választva egy beszállítói árlista, akkor csak az árlistán szereplő termékek közül lehet választani.
- Mennyiség
- Mennyiségi egység (A termék kiválasztása után automatikusan kitöltődik)
A termék lapon rögzített mennyiségi egységekből lehet választani.
- Egységár
A termék utolsó beszerzési ára vagy ha a fejadatban ki lett választva egy beszállítói árlista, akkor az árlistán megadott ár.
- Áfa
Az áfa mezőt a partner, illetve a termék beállításai alapján kitölti a rendszer. Amennyiben a kiválasztott Beszállító partnerlapján be lett állítva a Beszerzési áfakulcs, akkor azt használja a rendszer, de ha ez nem lett megadva, akkor az adott termék terméklapján megadott Áfakulcsot használja.
Az elkészített rendelést a Beszerzési rendelés/Nyomtatás gombra kattintva lehet kinyomtatni vagy PDF-ben lementeni.
A Mentés gombra kattintva a rendszer elmenti a szerkesztett rendelést, ekkor jön létre a megrendelés szám, és a rendelés Új státuszba kerül.
A Beszerzési rendelés/Megrendelés küldése gomb megnyomásával Megrendelt státuszba kerül a rendelés. Megrendelt státuszban a rendelés már nem módosítható. A megrendelés módosítására a Beszerzési rendelés/Megrendelés visszavonása gomb megnyomásával van lehetőség. Ekkor a rendelés visszakerül Új státuszba.
Amennyiben szükséges vezetni, hogy a rendelést a beszállító visszaigazolta-e, akkor a Beszerzési rendelés/Visszaigazolt gombra kattintva a rendelés Visszaigazolt státuszba kerül. A Visszaigazolt státuszba a rendelés fejadatának bizonyos mezői ismét módosíthatók lesznek. A korábban berögzített tételadatok közül csak az Áfa módosítható. Továbbá lehet új tételeket a rendeléshez adni, valamint a már berögzített tételek törölhetők.
Téves visszaigazolás esetén a Beszerzési rendelés/Státusz-visszalépés gombra kattintva Megrendelt státuszra lehet visszaléptetni a rendelést.
A Beszerzési rendelés/Lezárás gomb segítségével lehet lezárni a rendelést. Lezárt státuszban a rendelés már nem módosítható és a tételek már nem vehetők készletre a rendelésre hivatkozva.
Lezárt státuszban a Pénzügy/Beszállítói számla készítése gombra kattintva rögzíthető az adott rendeléshez tartozó beszállítói számla, vagy összekapcsolható a NAV rendszeréből a Pénzügy/Riportok/Adatfeldolgozó központba érkezett számlával. Az összekapcsolásról bővebben ebben a leírásban olvashat.