Az Adatfeldolgozó központ menüpont az automatikus importtal érkező számlák és számlaképek nyomon követésére, és egy helyre gyűjtésére szolgál. A SMARTBooksba 3 percenként érkeznek a vevő és szállító számlák a NAV Online Számla rendszerből vagy Számlázz.hu #profi fiók esetén a Számlázz.hu-ból. Ebbe a menüpontba érkeznek a Számlázz.hu-ból vagy a Számlázz.hu-n keresztül a Quick rendszeréből a számlaképek is, amelyeket a rendszer automatikusan hozzárendel a beérkezett számlaadathoz.
2021. október 2-től a NAV Online Számla rendszerből lekérdezhetők az online pénztárgépek adatszolgáltatásából származó, egyszerűsített számlák is, amelyek naponta egyszer frissülnek. Ennek megfelelően mindig másnap reggel lehet számítani az előző napi pénztárgépes egyszerűsített számlák megjelenésére a SMARTBooksban.
Szűrési lehetőségek
Interfész: Az Interfész oszlopban látható, hogy az adott bizonylat milyen forrásból érkezett. Ez jelenleg két típus lehet:
- NAV online adatszolgáltatás vagy
- Számlázz.hu
A NAV online számla rendszeréből mind a vevő, mind a szállító számlák fogadása lehetséges. Az ehhez szükséges beállításokról és tudnivalókról ebben a leírásban olvashat.
A Számlázz.hu-ból a vevő számlák, a Számlázz.hu-ban kiállított vagy feltöltött számlaképek, és a Quick rendszerébe feltöltött számlaképek jönnek át automatikusan a SMARTBooksba. Az Adminisztráció/Cég menüpontban a Számlázz.hu vevő számlák automatikus rögzítése checkbox jelölésével a beérkező számlaadatok az Adatfeldolgozó központból automatikusan feldolgozásra kerülnek, és bekerülnek a Vevő számla menüpontba. A rendszer figyelmeztet, hogy a NAV vevő számlák adatfogadása és a Számlázz.hu vevő számlák automatikus rögzítése nem lehet egyszerre jelölt, eldönteni szükséges, hogy melyik csatornát választjuk az adatfogadásra.
Feldolgozás státusza: Négy státuszt különböztetünk meg a bizonylatok feldolgozottságát illetően, ezek lehetnek:
- Feldolgozásra vár (sárga)
- Feldolgozva
- Feldolgozás sikertelen (piros)
- Felhasználó által törölt bizonylat
Ha az Adminisztráció/Cég menüpontban a Szállító számlák automatikus feldolgozása checkbox nem jelölt, akkor a bizonylat Feldolgozásra vár státuszban jelenik meg. Ekkor a feldolgozását manuálisan szükséges indítani a bizonylat kijelölésével, majd a Feldolgozás gombra kattintással. (kivétel készletkezelt termékeket tartalmazó számlák. A készletkezelt termékeket tartalmazó számlák feldolgozásáról itt olvashatsz bővebben).
Ha az Adminisztráció/Cég menüpontban a Szállító számlák automatikus feldolgozása checkbox jelölt és a feldolgozás nem ütközik semmilyen akadályba, akkor a bizonylat Feldolgozva státuszt kap és automatikusan bekerül a Vevő számla vagy Szállító számla menüpontba. A további műveletek (adatok módosítása, lezárás, könyvelés, visszanyitás) ott végezhetők el a számlával.
Ha a feldolgozás valamilyen akadályba ütközik, akkor a bizonylat Feldolgozás sikertelen státuszba kerül, a Hiba / Figyelmeztetés szöveg oszlopban találunk további információt és útmutatást az akadály elhárításához. Az elhárítást követően a bizonylat újra feldolgozható annak kijelölésével, majd a Feldolgozás gombra kattintással.
Ha a bizonylat Felhasználó által törölt státuszban van, az azt jelenti, hogy a bizonylat feldolgozása megtörtént, de az törlésre került a számlák közül egy felhasználó által. Törölt szállító számla újbóli feldolgozására azonban van lehetőség, szintén a számlaadat kijelölésével, majd a Feldolgozás gombra kattintással.
SMARTBooks Business csomag esetében – készletkezelés esetén – a törölt szállító számla újra Feldolgozásra vár státuszba kerül, sárga sorként szerepel, és a Feldolgozás gombra kattintással vagy egy raktárbevéthez/beszerzési rendeléshez kapcsolással újra feldolgozható.
A vevő számlák esetében törölt bizonylat újbóli feldolgozására nincs lehetőség, ugyanaz a számla a továbbiakban már csak manuálisan rögzíthető a rendszerben.
Hiba / Figyelmeztetés szöveg:
Összegyűjtöttük a leggyakrabban előforduló hibaüzenetek, amelyek miatt a rendszer esetlegesen nem tudja feldolgozni az automatikus importtal érkezett számlát vagy felhasználó általi beállítás módosítás szükséges:
„Nem található ÁFA kód a megadott bejövő ÁFA kódok alapján: 19”
Megoldás: A rendszerben alapértelmezetten szerepelnek a leggyakrabban használt áfa kódok, azonban előfordulhatnak speciális esetek. Ilyenkor a Pénzügy\Pénzügyi alapadatok\ÁFA kódok fülön vedd fel a hiányzó ÁFA kódot a rendszerbe. Ezután jelöld ki a sikertelen feldolgozású számlák sorát majd kattints a Feldolgozás gombra.
“Nem található üzleti év! Üzleti év: 2022“
Megoldás: A Pénzügy/Pénzügyi alapadatok/Üzleti év fülön az Új gombra kattintva rögzíts új üzleti évet a rendszerbe. Ezután jelöld ki a sikertelen feldolgozású számlák sorát majd kattints a Feldolgozás gombra.
“Nincs beállítva beszerzési főkönyvi szám az import_product termékkódú termékhez!”
Megoldás: A Termék/Terméktörzs menüpontban az import_product nevű terméket nyisd meg szerkesztése és állítsd be főkönyvi számot a Kontírozás részben. Ezután jelöld ki a sikertelen feldolgozású számlák sorát majd kattints a Feldolgozás gombra.
“Beszállítói csoport nincs megadva a partnernél”
Megoldás: A Partner/Partnertörzs menüpontban nyisd meg a partnert szerkesztésre és állítsd be hozzá szállítói csoportot. Ezután jelöld ki a sikertelen feldolgozású számlák sorát majd kattints a Feldolgozás gombra.
“A számla több számla helyesbítését tartalmazza, ezért nem kerül feldolgozásra.”
Megoldás: ezeket a számlákat rögzítsd manuálisan a Pénzügy/Szállító számla menüpontban az Új gombra kattintva vagy vevő számla esetében a Vevő számla menüpontban az Új kézi vevő gombra kattintva. A több számla helyesbítését tartalmazó számlákat nem tudja feldolgozni a rendszer.
“Nem található Áfa tv. 37. §-a alapján másik tagállamban teljesített, fordítottan adózó ügylet Adómentes ÁFA kód adat a Pénzügyi alapadatok/ÁFA kódok – NAV ONLINE VEVŐ SZÁMLA FELADÁS / IMPORTÁLÁS részben.“
Megoldás: Az adott számlán szereplő áfa kód beállításainál módosítsd a Pénzügy/Pénzügyi alapadatok/ÁFA kódok fülön NAV ONLINE VEVŐ SZÁMLA FELADÁS / IMPORTÁLÁS részt.
“A 101117039436 bizonylatszámú beszállítói számlához kapcsolódó 101805460671 bizonylatszámú beszállítói számla nem található a rendszerben! “
Megoldás: a feldolgozandó számla olyan korábban kiállított számlára hivatkozik, amely nem került be a rendszerbe (feltehetően előző évi). Azért nem tudja feldolgozni, mivel nem tudja mihez kapcsolni a számlát. Ilyen esetben CSAK a végszámlákat és/vagy sztornó számlákat kézzel kell rögzíteni a rendszerben a Pénzügy/Szállító számla menüpontban az Új gombra kattintva (azt a számlát, amire hivatkozik nem szükséges rögzíteni).
“Egy partnernek csak egy központi címe lehet!”
Megoldás: Keress rá ezekre a partnerekre a Partner/Partnertörzs menüpontban, nyisd meg az adott partner adatlapját a sorára duplán kattintva, és az oldal alján a Címek részben vedd ki a pipát annak a címnek a sorából, ahol nem szerepel “Magyarország”.
“Hiányos számlaadatok. A számla feldolgozásához kapcsolja be a NAV Online Számla rendszerből történő adatimportálást.”
Megoldás: Szükséges az Adminisztráció/Cég menüpontban a NAV Online szállító számla adatfogadás kezdő dátumának beállítása, annak érdekében, hogy a számlaadat helyesen érkezzen a rendszerbe. Ezek a sikertelen feldolgozású számlák a Számlaverzumon keresztül a Számlázz.hu-ból érkeznek, de a Számlaverzumon keresztül a Számlázz.hu-ból csak a számlaképeket dolgozzuk fel a szállító számlák esetében, és hozzákapcsoljuk azokat a NAV-tól közvetlenül lekért számlaadatokhoz, emiatt szükséges bekapcsolni a NAV szállító számla lekérést.
Kérjük, vedd ki a pipát a Számlázz.hu-ban a Fiók/Fiók beállítások/NAV online adatkapcsolat menüpontban a NAV-tól lehívott számlák továbbítása a könyvelői rendszerek felé nevű checkboxból.
Bizonylat típus: Három bizonylat típussal találkozhatunk ebben az oszlopban:
- Vevői számla
- Szállító számla
- Technikai szállító számla: technikai szállító számlának nevezzük azt a számlát, ami a Számlázz.hu rendszeréből (vagy Quick esetében a Számlázz.hu-n keresztül) érkezik, és/vagy számlaképet tartalmaz (Számlaképet tartalmaz oszlop adott sora pipált).
A dátum szűrőmezőkkel lehet szűkíteni a számlák listáját.
- Bizonylat kelte
- Teljesítés időpontja
- Érkezés időpontja
Továbbá az alábbi szűrésekre van lehetőség:
- Partner
- Partner adószám
- Deviza
- Feldolgozás időpontja