A Számlázz.hu #profi fiók számláit 3 percenként átadja a SMARTBooks rendszernek. A rendszer egy napig próbálja meg átküldeni az ott elkészült vevői számlát a SMARTBooks rendszerbe, utána már nincs lehetőség a számla szinkronizációra. Egy számla adatai egyszer jönnek át, az utólagos számlamódosításokat nem veszi át a rendszer.
A Számlázz.hu és a SMARTBooks rendszerek közötti szinkronizáció során fellépő esetleges hibák a Pénzügy/Riportok/Adatfeldolgozó központ menüpont alatt jelennek meg. Látható, hogy mikor, melyik interfészen keletkezett a hiba, és mi a hiba oka.
Számlázz.hu alapbeállítások a SMARTBooks rendszerben
ÁFA kódok beállítása
A Számlázz.hu által számlákon használt ÁFA kódok alapértelmezetten hozzá vannak rendelve a SMARTBooks rendszerben lévő ÁFA kódokhoz, de lehetőségünk van ezeket a kódokat szerkeszteni.
Az ÁFA módosításokat egyszerűen, a Pénzügy/Konfiguráció/Pénzügyi alapadatok menüpontban végezhetjük el, az Áfa kódok altabon: a kiválasztott Áfa sort dupla kattintással megnyitva szerkeszthetjük, beírhatjuk a számlán használt áfakód adatokat.
Ha nincs a listában megfelelő Áfa kód, akkor Új Áfa típus felvitelekor töltsük ki a számlázóprogramhoz tartozó ÁFA adatokat!
Mindkét esetben a szerkesztő képernyőn, a Számlázz.hu / NAV számlaimport blokkban a Bejövő ÁFA kód, Kimenő ÁFA kód mezőkbe írjuk a megfelelő Áfa kódot.
Vevő számlák átvétele a Számlázz.hu programból
A Számlázz.hu programból átvett vevői számlákat a SMARTBooks rendszerben a Pénzügy/Vevő számla menüpont alatt tekinthetjük meg, amennyiben jelöltük az Adminisztráció/Cég menüpontban a Számlázz.hu vevő számlák automatikus rögzítése mezőt.
Ezek a számlák Kézi számla típusú, Új státuszú számlaként jönnek létre.
Bizonylatszámuk a Számlázz.hu rendszerben kiállított számla sorszáma lesz.
A számla fizetési feltétele megegyezik a Számlázz.hu rendszerben beállított adattal.
Ha olyan fizetési feltételt szerepel a számlán, ami a SMARTBooks rendszerben még nem szerepelt, az létrehozásra kerül. Az azonosítás a fizetési feltétel neve alapján történik a rendszerben.
A számlán a kibocsátó bankszámlaszáma a Számlázz.hu rendszerében rögzített lesz.
A Számlázz.hu rendszerben kiállított számla tételek is szinkronizálásra kerülnek.
Minden tétel import_product termékkódú termékként jön létre.
Ha ilyen termék nem létezett eddig a SMARTBooks rendszerben, akkor automatikusan létrejön.
A számla tételeihez a Számlázz.hu rendszerben beállított főkönyvi szám kerül beállításra.
A számlák Új státuszban még nem lekönyveltek, ekkor még módosíthatjuk, törölhetjük. Ahhoz, hogy az áthozott vevői számlák könyvelésre kerüljenek, lezárt státusz szükséges.
A lezárásukhoz a Pénzügy/Számlák menüpontban szűrjünk az Új státuszra valamint a Kézi típusra.
Jelöljük ki az újonnan importált számlákat, majd a Továbbiak gombra kattintva válasszuk a Csoportos számla lezárás opciót!
A számlák ekkor könyvelésre kerülnek, a státuszuk Lezárt lesz.
Előleg számlák, végszámlák szinkronizációja
A SMARTBooks rendszer a Számlázz.hu rendszeréből érkező előleg számlákat és végszámlákat is kézi számlaként kezeli.
Az eredeti előlegszámlán szereplő tétel előleg tételként szerepel a SMARTBooks rendszerbe áthozott számlán.
Szállító számlák átvétele a Számlázz.hu rendszerből
A SMARTBooks rendszerbe a Számlázz.hu #profi fiókban elérhető szállító számláink is automatikusan átvételre kerülnek az adatszinkron során. A szállító számlákat a SMARTBooks rendszer csak egy alkalommal veszi át a Számlázz.hu rendszeréből.
A rendszer ellenőrzi, hogy egy partnerhez egy sorszámmal csak egy szállító számla tartozhat. A Számlázz.hu rendszeréből átvett szállító számlák a SMARTBooks rendszerben Új státuszt kapnak. Az áthozott szállító számlák a Pénzügy/Szállító számla menüpont alatt érhetők el.
Mivel Új státuszú a számla, módosíthatjuk, törölhetjük. A számla véglegesítése a Lezárás, vagy – egy lépésben – a Könyvelés indításával kerül lekönyvelésre a rendszerben.
A szállító számlák fizetési módja a SMARTBooks rendszerben kétféle lehet Átutalás vagy Készpénz. A Számlázz.hu rendszeréből kapott adatok alapján kerül kitöltésre a fizetési mód is.
A Számlázz.hu rendszerben kiállított szállító számla tételei is szinkronizálásra kerülnek. Minden tétel import_product termékkódú termékként jön létre és az itt beállított Beszerzés főkönyvi száma számra kerül könyvelésre. Ha ilyen termék nem létezett még a SMARTBooks rendszerben, akkor automatikusan létrejön.
Partner adatok szinkronizálása
A vevő és szállító számlák szinkronizálása a Partner adatokat is érinti.
Ha olyan partner adatai jönnek át a Számlázz.hu rendszerből, amely nem szerepel a SMARTBooks rendszer partnertörzsében, akkor az új partner automatikusan rögzítésre kerül a rendszerben.
Ha a partner már létezik a SMARTBooks rendszerben, a törzsadatokban nem történik módosítás a szinkronizáció során, csak a cím és bankszámla adatok kerülnek beírásra.
A partner kategóriája az áthozott számlákhoz Vevő és szállító lesz. Amennyiben nem érkezik adószám a számla adatai között, a partner típusa Magánszemély, az adószámmal rendelkező partnerek típusa pedig Jogi személy lesz.
A partner működési területe a Számlázz.hu rendszerből kapott információk alapján kerül besorolásra.
A partner vevő, szállító csoportja a Számlázz.hu rendszerben szereplő címek alapján kerül kitöltésre.
Ha a vevő címe magyarországi, a Vevő csoport VEVO_BELFOLD, ha külföldi, akkor VEVO_KULFOLD lesz.
Ha a szállító címe magyarországi, a Szállító csoport SZALLITO_BELFOLD, ha külföldi, akkor SZALLITO_KULFOLD lesz.