Figyelem! Az ebben a témakörben található, nyitással kapcsolatos információk azon vállalkozásokra vonatkoznak, amelyeknél az előző üzleti év könyvelési adatai NEM A SMARTBooks rendszerben találhatók. (A SMARTBooks rendszerben történő automatikus nyitás az Üzleti év zárása fejezetben található.)
A SMARTBooks programban az üzleti év nyitását a Könyvelés/Vegyes/Nyitó bizonylat, a Pénzügy/Nyitó Vevő és Szállító számla, valamint a Tárgyi eszköz/Tárgyi eszközök menüpontokban végezhetjük el.
Általános információk a nyitással kapcsolatban
Az adott üzleti évre rögzíthetők a tárgyévi adatok anélkül, hogy már lennének nyitó adatok, de az egymásra épülő adatok megadása mindenképpen szükséges. Pl.
- banki, pénztári nyitó vevő/szállító számla kiegyenlítése esetén célszerű a nyitó vevő/szállító számlák importálása, hogy a kiegyenlítés már a banki kivonat rögzítésekor elvégezhető legyen. Természetesen az összepontozás utólag is elvégezhető – akár a banki tétel módosításával, vagy a Pénzügy / Folyószámla kiegyenlítés menüpontnál, de fontos, hogy a partnerek már azzal az azonosító kóddal szerepeljenek a SMARTBooks partnertörzsadatokban a banki tétel rögzítéskor, amelyekkel a nyitó vevő/szállító számlák rögzítésre kerülnek.
- bank/pénztár nyitó egyenleg rögzítése a főkönyvi egyeztetésekhez.
A nyitás lépései
- Nyitás előtti paraméterezések
- Vevő, szállító számlák nyitása
- Főkönyvi nyitás
1. Nyitás előtti paraméterezések
Számlatükör
A nyitó adatok rögzítése előtt célszerű a számlatükör adatokat ellenőrizni/módosítani a nyitó főkönyvi adatoknál használt főkönyvi számoknak megfelelően, mert pl. gyűjtőszámlára nem lehet könyvelni.
Ld. Számlatükör témakör
Partnerek
Fontos! A nyitó vevő/szállító analitikában szereplő partnerek rögzítésre / importálásra kerüljenek, mert a nyitó számlákat a partner kódja és neve alapján rendeli hozzá a bizonylatokhoz. A meghatározott tartalmú excel fájlból gombnyomásra importálhatók a partneradatok.
Ld. Partner importálás témakör.
Egyéb adatok
Amennyiben a nyitó adatokhoz az alábbi adatok megadása szükséges, vagy szeretne az adatot használni, a nyitó adatok felvitele / importálása előtt szükséges a törzsadatok rögzítése / módosítása
• Dimenzióértékek (Munkaszám / Részlegszám)
Ld. Dimenzióértékek témakör
• Fizetési feltételek (vevő számlák esetén)
Ld. Fizetési feltételek témakör
• Pénznem
Ld. Pénznemek témakör
2. Vevő és szállító számlák nyitása
A vevő, szállító nyitó analitikus adatokat importálással lehet rögzíteni a SMARTBooks rendszerben, a Pénzügy/Nyitó Vevő és szállító számla menüpont alatt. Az importáláshoz szükséges üres fájlok a Vevő számla export, illetve a Beszállítói számla export gombokkal tölthetők le, vagy egy előre kitöltött mintasorral elérhetők itt: http://help.smartbooks.hu/help/mintafajlok/ Az adatok kitöltésekor ügyelni kell pontos és megfelelő formátumú adatok rögzítésére, amely elengedhetetlen a hibátlan adatimportáláshoz.
A kitöltéssel kapcsolatos főbb információk:
- Az importálás előfeltétele, többek között, hogy a partner rögzítve legyen a Partnertörzsben.
- Munkaszám / részlegszám megadásakor a megnevezést (Munkaszám név / Részlegszám név) kell megadni.
- Fizetési mód: szállítói számlák esetén a fizetési mód csak Átutalás / Készpénz lehet, vevő számlák esetén a Pénzügy / Pénzügyi alapadatok / Fizetési feltételek – Név oszlopban megadott értékek. Fontos a pontos egyezőség!
- Jóváíró számla esetén mínusz előjellel kell megadni az összeget.
Vegyes napló – ÁFA nyitás
Az ÁFA nyitáshoz a Könyvelés/Vegyes/Nyitó bizonylat menüpont alatt hozzunk létre egy új vegyes könyvelést és jelöljük be az Áfa könyvelése checkbox-ot!
Az általános vegyes napló könyveléshez képest változás, hogy ekkor kötelezően kitöltendő mezővé válik a Bizonylatszám és Partner név is.
Töltsük ki a fő adatokat, majd a Tételek hozzáadásával rögzítsük a nyitó Áfa tételeket!
A tétel rögzítése is eltér a normál vegyes tétel létrehozásától.
A főkönyvi szám, összeg, megjegyzés mellett ÁFA kód, ÁFA típus és Adóalap összeg megadása is szükséges.
Vevő és szállító számla import
A vevő, szállító nyitó analitikus adatokat importálással is bevihetjük a rendszerbe, a Pénzügy/Nyitó Vevő és szállító számla menüpont alatt. Az importáláshoz szükséges mintafájlokat a Vevői számla export illetve a Beszállítói számla export gombokkal tölthetjük le.
Az importálás előfeltétele, hogy a partner rögzítve legyen a Partnertörzsben.
Vevői számla import
A letöltött vevői számla mintafájlt töltsük ki a megfelelő adatokkal! Ügyeljünk a kötelező adatok pontos rögzítésére!
A feltöltéshez először kattintsunk a Tallózás gombra, és válasszuk ki az import fájlt a meghajtónkról!
Ezt követően kattintsunk a Vevői számla import gombra!
Az importált vevői számla megjelenik a Pénzügy/Vevő számla menüpont alatt, kézi számla státusszal, a beírt hátralék összeggel.
Beszállítói számla import
A letöltött beszállítói számla mintafájlt töltsük ki a megfelelő adatokkal!
A beszállítói számla importhoz az Iktatószám mezőt és a Számviteli teljesítés dátumát is kötelező kitölteni.
A feltöltéshez először kattintsunk a Tallózás gombra, és válasszuk ki az import fájlt a meghajtónkról!
Ezt követően kattintsunk a Beszállítói számla import gombra!
Az importált beszállítói számla megjelenik a Pénzügy/Szállító számla menüpont alatt.
3. Főkönyvi nyitás
A nyitó főkönyvi adatokat a Vegyes/Nyitó bizonylat menüpontban tételesen rögzíthetjük, vagy az Excel mintafájlt kitöltve importálhatjuk az Excel import gomb segítségével. A nyitó főkönyvi adatok importálásához használható mintafájl itt található: http://help.smartbooks.hu/help/mintafajlok/
Nyitó napló – Nyitó főkönyvi adatok rögzítése (kézi nyitás)
A nyitó főkönyvi adatok kézi felvitele során az Új gombra kattintva, az alapadatok kitöltése után, Tételek hozzáadásával tudjuk létrehozni a nyitó naplóbejegyzést.
A napló típusa Nyitó lesz. Töltsük ki a fő adatokat (bizonylatszám, pénznem, számviteli teljesítés dátuma kötelező), majd a Tételek hozzáadásával rögzítsük a nyitó főkönyvi adatokat.
Egy tétel csak Tartozik vagy csak Követel oldalt tartalmaz.
Egy Tartozik tételhez több Követel tétel is tartozhat, illetve fordítva, így
pl. a 491 számlát nem szükséges minden egyes nyitó főkönyvi tételnél rögzíteni, hanem igény szerint számlaosztályonként csak az egyenleggel könyvelni.
Figyelem! A nyitó vevő, szállító számlák egyenlegét is rögzíteni kell a nyitó főkönyvi adatoknál.
Itt természetesen elegendő csak az adott számla egyenlegét megnyitni. A számlák analitikus nyitása a Pénzügy / Nyitó vevő és szállító számla menüpontnál importálható. Ld. Vevő és szállító számlák nyitása témakör.
Fontos, hogy a nyitó adatok teljeskörű rögzítését követően ellenőrizze, hogy a nyitó naplóban rögzített vevő, szállító számlák egyenlege egyezik-e a nyitó vevő/szállító analitika egyenlegével.
Nyitó napló – Nyitó főkönyvi adatok importálása
A nyitó főkönyvi adatok importálásához töltsük le a Könyvelés/Vegyes/nyitó bizonylat menüpont alatt található Mintafájlt (Mintafájl letöltése). A mintafájl elérhető itt is: http://help.smartbooks.hu/help/mintafajlok/ Töltsük ki a nyitó adatokkal, majd importáljuk. A kitöltendő Excel táblázatban a Naplótípus ekkor Nyito lesz. Kattintsunk az Importálás gombra, a megjelenő ablakban Tallózással válasszuk ki a feltöltendő táblázatot és az Excel import gombbal importáljuk be az adatokat.
Fontos!
- Javasoljuk, hogy a nyitó főkönyvi adatok devizánként külön-külön bizonylatba kerüljenek importálásra, mivel a nyitó bizonylatok esetében a bizonylat fejadata tartalmazz a bizonylat devizanemét és árfolyamát, amellyel a tételsorok rögzítésre kerülnek.
Figyelem! A SMARTBooks nyitó főkönyvi adatok importálásával technikailag megoldható, hogy egy fájlban kezelhetők az eltérő devizás adatok és árfolyamok, de fontos, hogy ebben az esetben a már beimportált tétel ne módosítsa, mert a tétel szerkesztésekor az adott bizonylat fejadatában található deviza szerint kerül figyelembe vételre az összeg és a fejadatban szereplő árfolyamnak megfelelően átszámításra kerül a forintösszeg.
- Azon – nem vevő / szállító – főkönyvi számlákat, amelyeket partnerenként tételesen kíván nyilvántartani, pl. előlegszámla, vevői értékvesztés, stb. manuálisan szükséges a főkönyvi nyitás, az import fájl nem tartalmaz információt a partneradatra vonatkozóan.