Az utalás feladás lényege, hogy manuális banki rögzítés helyett a SMARTBooks rendszerből hozzuk létre az utalási fájlt, amivel kiegyenlítjük a szállítói tartozásainkat.
A rendszer kényelmes, gyors, automatizált megoldásokkal segíti az utalás feladást.
Az Utalás feladás képernyőn a kiegyenlítetlen szállító számlákat látjuk.
A Bizonylat típusa mezőben válasszuk a Beszállítói számlák lehetőséget!
Válasszuk ki a Cég bankszámlái közül azt, amelyikről utalni szeretnénk!
Állítsuk be a Szűrési feltételeket!
Érdemes Hátralék típus szerint szűrni, a Kiegyenlítetlen és/vagy Részben kiegyenlített státuszra.
Az Esedékesség dátuma, a Partner név, a Deviza is fontos szűrőfeltétel lehet.
Szűrhetünk az Utalás státuszára (Függő tételek, Átutalt tételek) is. Az átutalt tételek szűrése ellenőrzés, áttekintés szempontjából lehet érdekes.
A szűrőfeltételeket ebben a menüpontban is elmenthetjük tetszőleges névvel (pl. „OTP bank EUR utalás”), amely lényegesen meggyorsítja a munkánkat a következő alkalommal.
Ha a szűrés megtörtént, jelöljük ki a kiegyenlítésre szánt számlákat a számlák melletti checkbox bejelölésével!
Kattintsunk az Utalandókhoz ad gombra!
A lap alján listanézetben látjuk a feladni kívánt tételeket partner, devizanem szerinti összesítésben.
A lap alján listanézetben látjuk a feladni kívánt tételeket partnerenként, devizanem szerinti összesítésben. A rendszer ugyanazon partner több számláját devizánként egy tételként rögzíti.
A program a pozitív, negatív előjelű számlák egyenlegét kiszámolja.
A Közlemény rovatot is kitölti, az összes beszállítói számlaszámot rögzíti, vesszővel elválasztva.
A feladandó tételekhez részkiegyenlítést is be tudunk állítani.
Az utalandó tételt dupla kattintással nyissuk meg, és az összeget írjuk át a felugró ablakban!
Ugyanitt a Közlemény mezőt is tetszőlegesen szerkeszthetjük.
Ha minden tételt feladtunk utalásra, elvégeztük a szükséges módosításokat, a Banki utalás indítása gomb megnyomásával indítjuk az utalás feladást, melynek hatására aktívvá válnak a rendszerben elérhető bankok export állományai.
A Pénzügy/Banki utalások menüpont alatti listában megjelenik az előkészített utalás.
Utolsó lépésként válasszuk ki a bankunk nevét tartalmazó banki export gombot a listából (pl. OTP export), és indítsuk el az exportot! Ekkor generálódik le a banki utalás fájl, amelyet a banki rendszerbe betöltve létrejönnek az utalási megbízások.
Az alábbi bankokhoz találunk export gombot és állíthatunk elő utalási fájlokat (zárójelben szerepel, hogy melyik banki programba importálhatóak a fájlok):
- MKB export (PC Bankár)
- Oberbank export (Multicash)
- Raiffeisen export
- OTP export (Electra)
- KH /K&H/ export (Electra)
- Citibank CDFF export
- Citibank SEPA export
- ISO export
- FHB export
- Budapest Bank export
Az utalási fájlokat bármikor el tudjuk készíteni a későbbiekben is, a Pénzügy/Banki utalások menüpont alatti listából.
Bankfüggetlen exportálási lehetőség: ISO export
A SMARTBooks rendszerből előállítható az ISO20022 fájlformátum, melyet bizonyos bankok tudnak fogadni. Ha olyan bankba szeretnénk utalási adatokat betölteni, amelyik nem szerepel saját export lehetőséggel a rendszerben (nem található hozzá export gomb a felületen), de képes beolvasni az ISO20022 formátumot, akkor érdemes ezt az exportálási lehetőséget választani. Nyomjuk meg az ISO export gombot, az elkészült állományt mentsük le, majd töltsük be a bank kezelőfelületén keresztül a bankba. Így átadásra kerülnek az utalási adatok.