Ebben a menüpontban a beérkezett szállító számlákat rögzíthetjük.
ÚJ felvitellel kezdhetjük el a szállítói számla rögzítését. Kitöltjük a kötelező adatokat: kiválasztjuk a partnert, beírjuk a bizonylatszámot, számla keltét, teljesítés időpontját, stb.
A szállító számlán szereplő tételeket egy sorban és tételenként bontva is felvihetjük.
Ha a szállító számlán egy tétel szerepel, vagy összevontan, egy összegben szeretnénk rögzíteni, írjuk be a Termék mezőbe a számlán szereplő termék vagy szolgáltatás megnevezését, töltsük ki a számla nettó összegét!
Válasszuk ki az Áfa mezőben az Áfa kulcsot!
A Főkönyvi szám mezőben válasszuk ki a kapcsolódó főkönyvi számot, amelyre a számlát könyvelni szeretnénk.
A pénzforgalmi elszámolású partnereknél jelöljük be a Pénzforgalmi checkbox-ot, így a számla Áfa tartalma nem jelenik meg az Áfa analitikában a kiegyenlítésig.
Az időszakos elszámolású szállító számlák rögzítésekor a Számvitel/Elsz.időszak vége mezőben jelezhetjük az elszámolási időszak záró dátumát.
A Továbbiak/Új előleg számla gombra kattintva tudunk szállítótól érkezett előlegszámlát rögzíteni a rendszerbe.
Szállító számla tételes rögzítése
Ha a szállító számla több sorból áll, és a számla tételeit soronként szeretnénk rögzíteni, jelöljük be a Tételes rögzítés checkbox-ot! Ekkor aktívvá válik a lenti Tételek tabon a Hozzáadás funkció, amelynek használatával tetszőleges mennyiségű tételt vihetünk fel a szállító számlához.
A tételek rögzítésekor ugyanazokat az adatokat kell megadnunk, mint az egysoros rögzítésnél, csak tételenként. Így akár eltérő ÁFA tartalmú tételeket is rögzíthetők.
Új szállító számla rögzítése másolással
Egy korábban kiállított szállító számla adatainak másolásával is létrehozhatunk új számlát. Válasszuk ki a másolni kívánt számlát a Szállító számla menüpont alatti listából, dupla kattintással nyissuk meg, majd a Továbbiak alatt a Másolás funkcióval hozzuk létre a másolatot. Változtassunk szükség szerint a számla adatain, majd mentsük, zárjuk le és könyveljük.
Előleg számla rögzítése és beszámítása szállítói végszámla rögzítésekor
A NAV-ból érkező előlegszámlák “Normál” számlaként érkeznek a rendszerbe, emiatt nem tudjuk egy később érkező végszámla esetén előlegként felhasználni a korábbi számla összegét. A számla “Normál” számlaként is lekönyvelhető, azonban ilyenkor az analitikákban nulla összeggel szerepelni fog, ami zavaró lehet. Érdemes tehát a NAV-ból érkező “Normál” típusú előlegszámlát kitörölni, majd a Továbbiak/Új előleg számla gombra kattintva “Előleg” típusú számlaként rögzíteni a rendszerben.
Ezt követően végszámla szerkesztésekor a rendszer felhívja a figyelmet arra, hogy a partnernek van felhasználható előlege, amelyet a Továbbiak/Előleg felhasználása gombra kattintva tudunk megtenni. Itt kiválaszthatjuk a szállítóhoz előzőleg lekönyvelt, előleget tartalmazó bizonylatot. Ezután a tételek közt megjelennek ellentétes előjellel az előlegszámla tételei. Ne felejtsük el lezárni a számlát a véglegesítéshez.
Fontos! A szállítótól kapott előleg lekönyveléséhez alapfeltétel, hogy a Terméktörzsben szereplő Előleg típusú terméket rögzítsük (termékkódja: product_prepayment).
Szállító számlakép feltöltése
A szállító számla rögzítéskor feltölthetjük a számla képét is. Ezt nem csak dokumentum csatolással, hanem egyszerűen, Fogd és vidd módszerrel is megtehetjük. A szállító számla rögzítés lapon a Számlakép megjelenítése gomb megnyomásával megjelenő üres területre egyszerűen áthúzzuk a meghajtónkról a megfelelő számlát tartalmazó dokumentumot.
A számlaképet igény szerint elrejthetjük, a Számlakép elrejtése gombbal. Ekkor az egész lapot a számla adatai töltik ki.
A Számlázz.hu rendszeréből érkező szállító számlák esetében a számlakép automatikusan becsatolásra kerül a számlaadatokhoz akkor is, ha a számlaadat a NAV rendszeréből került feldolgozásra.
Szállító számla mentése, módosítása
Mentés: A Mentés vagy Mentés és bezárás gombbal menthetjük a számlát, amely így Új státuszt kap. Ekkor tetszőlegesen módosítható, törölhető.
Lezárás: A szállító számlák véglegesítése a Lezárás gomb megnyomásával lehetséges. A számla Lezárt státuszt kap. Ekkor már megjelenik a számla értéke hátralékként, és iktatószámmal rendelkezik. A számla még nincs lekönyvelve (kontírozva), de az Áfa analitika altabon már rögzítésre kerül az áfa előírás (kivéve a pénzforgalmi elszámolású számláknál).
Könyvelés: A Lezárás lépést követően, de annak kihagyásával is könyvelhetjük a beszállítói számlát, amely kontírozásra is kerül, így megjelenik a főkönyvi nyilvántartásokban.
A Könyvelt checkbox a számla könyvelését követően jelölt.
Könyveléskor a beállított ÁFA kódoknak megfelelően egy vegyes napló is könyvelésre kerül az Áfa értékekkel, így az ÁFA analitikába is automatikusan bekerül.
A Könyvelt checkbox a számla könyvelését követően ki van pipálva.
Szállító számla visszanyitása, érvénytelenítése
A lezárt számlát visszanyithatjuk, majd módosíthatjuk. Kattintsunk a Továbbiak alatt elérhető Visszanyitás gombra!
A lezárt számlát érvényteleníthetjük is. Kattintsunk a Továbbiak alatt elérhető Érvénytelenítés gombra. Érvénytelenítéskor sztornó számlát hozunk létre, melyen minden összeg fordított előjellel szerepel. A számla fejadatait és tételeit is változtathatjuk, a szállító nevét kivéve. Az érvénytelenítéssel az eredeti számla státusza érvénytelenítettre változik.
A könyvelt szállító számla is visszanyitható, érvényteleníthető.