Partner adatok kezelése
A partner adatok kezelésére a Partner menüpontban van lehetőség.
Az itt található almenük a következő lehetőségeket biztosítják számunkra: partner törzsadatainak karbantartása, partner címeinek (szállítási, számlázási, levelezési, stb.) rögzítése, partner adatbázis importálása.
SMARTBooks Business csomagok esetében a partner szerkesztőablakából az alábbi bizonylatok rögzíthetők:
- Új ajánlat
- Új rendelés
- Új díjbekérő
- Új kiszállítás
- Új számla
Új partner rögzítése
Új partnert a Partner/Partnertörzs menüpontban, az Új gombra kattintva (belföldi, vagy magyar adószámmal is rendelkező partnerek esetében a Bisnode adatbázisa segítségével) hozhatunk létre. Partnert rögzíteni az ALT+N billentyűkombináció alkalmazásával is van lehetőség. A billentyűkombináció megjelenik, ha az egérrel az Új gomb fölé állunk.
Kötelezően kitöltendő mezők
A megjelenő űrlapon a sárga kerettel jelölt mezők kitöltése kötelező.
Partnernév: a partner hivatalos neve. Az ide beírt szöveg szerint keres a rendszer a Bisnode adatbázisban és kiadja a lehetséges találatokat.
Partner kategória: vevő és szállító
Működési terület: Belföldi/Hazai, Közösségen belüli, Közösségen kívüli lehetőség választható
Partner típusa: Jogi személy vagy Magánszemély.
Amennyiben magánszemély partner adatait rögzítjük, több kötelezően kitöltendő mező nincs.
Adószám: Ha a partner típusa jogi személy, kötelező kitölteni az adószám mezőt is.
Választhatóan kitölthető mezők
A további mezők kitöltésével nagyon sok, a napi rögzítési munkánkat gyorsító információt rögzíthetünk a könyvelési rendszerbe.
A kitöltött adatok egyszerűbbé teszik az adott partner könyvelését, áttekintését, elősegítik a jogszabályi megfelelőségeket.
Az első blokkban a céghez kapcsolódó további hivatalos adatokat adhatjuk meg: csoportos adószám, EU adószám, cégjegyzékszám.
Az adótörvény szerinti besorolás mező kitöltése fontos, amennyiben pl. kisadózó (KATA törvény alá tartozó) partnerről van szó.
A törvényi szabályozás jelentési kötelezettséget ír elő velük kapcsolatban.
A következő blokkban Értékesítő hozzáadása lehetséges, amennyiben értékesítői rendszerrel működik a cég és hozzárendelhető konkrét személy.
A partner weboldal címe is megadható.
Ezt követően, attól függően, hogy a partner vevő és/vagy szállító, Vevő illetve Szállító blokkot tölthetjük ki.
Vevő csoport: Belföldi vagy külföldi vevő választható.
A sorban megjelennek a kapcsolódó Vevői követelés és Vevőktől kapott előlegek főkönyvi számok is.
Kiválasztható partnerre szabottan az értékesítés devizája, az értékesítési áfakulcs, a fizetési feltételek.
Szállító csoport: Szintén belföldi vagy külföldi választható, itt is megjelennek a kapcsolódó főkönyvi számok.
A beszerzés devizája és a beszerzési áfakulcs is kitölthető a partnerre vonatkozóan.
A Vevő csoport és a Szállító csoport mezőket érdemes már az új partner felvitelekor rögzíteni, mert ezen beállítás nélkül nem lehet a partnerhez kapcsolódó bizonylatot rögzíteni!
Megjegyzés: tetszőlegesen megjegyzést adhatunk a partner adatokhoz.
Ezen a képernyőn megadhatunk elérhetőségeket, címeket is.
Elérhetőség hozzáadása, törlése
Az Elérhetőséget hozzáad gombra kattintva, megjelenő űrlapon kitöltjük a szükséges adatokat.
Típus: az elérhetőség típusát választhatjuk ki: pl. e-mail, telefon, Facebook, Skype.
Érték: a konkrét adat bevitelére szolgál: pl. e-mail cím, telefonszám, Facebook profil, Skype név.
Az elérhetőség adatokhoz prioritás és megjegyzés is rendelhető a megfelelő mezőkben.
A rögzített elérhetőségek az Elérhetőségek alatt, külön sorokban szerepelnek.
Az Alapértelmezett oszlopban alapértelmezett elérhetőségként megjelölhetjük a kiválasztott adatot. Kattintsunk az Alapértelemezett jelölőnégyzetbe a megjelöléshez.
A törölni kívánt sort kijelölve a Törlés gomb megnyomásával törölhetjük az adatokat.
Cím hozzáadása, törlése
A Címet hozzáad gombra kattintva, megjelenő űrlapon kitöltjük az adatokat.
A megjelenő űrlapon a sárga kerettel jelölt mezők kitöltése kötelező. Kötelezően kitöltendő cím mezők: irányítószám, település, közterület neve, név. A közterület neve mezőbe a teljes címet írjuk be (közterület típusa, házszám, épület, emelet, ajtó)!
Cím típusa: A felsorolt cím típusok melletti négyzetbe kattintva megjelölhetjük, hogy a rögzített cím szállítási cím, központi cím, postázási cím, számlázási cím vagy látogatási cím.
Ezen felül megadhatunk körzet, GLN kód, távolság, útidő, GPS koordináta (szélességi fok, hosszúsági fok) adatokat, valamint tetszőleges leírást is.
Cím törlése: A törölni kívánt sort kijelölve a Törlés gomb megnyomásával törölhetjük a cím adatot.
Kapcsolattartó hozzáadása
A Kapcsolattartó hozzáadása gombbal megadhatjuk a kontakt személy nevét, mobilszámát, e-mail címét, illetve fűzhetünk hozzá megjegyzést is. Az itt rögzített személy megjelenik a Partner/Kapcsolattartók menüben is.
Partner adatok módosítása
A Partnertörzs menüpont alatt találjuk a partnereink listáját.
A kiválasztott partner nevére kettőt kattintva a partner adatlapra jutunk, ahol bármikor módosíthatjuk az adatokat.
Hozzáadhatunk, törölhetünk, módosíthatunk címet, elérhetőséget is.
A partner adatok legegyszerűbb, csoportos módosításának folyamatáról ebben a leírásban olvashat.
Partnerhez kapcsolódó adatok áttekintése
A partner adatlapon különböző füleken, ún. altabokon további információkat érhetünk el.
Elérhetőségek: a partner összes elérhetőségét és címét kilistázza. Kereshetünk, szűrhetünk benne és szerkeszthetjük, törölhetjük a listában szereplő adatokat.
Csatolt fájlok: A partnerhez tartozó csatolt fájlokat megtekinthetjük, illetve új fájlokat csatolhatunk.
Bankszámlák: A partner összes bankszámláját tartalmazza. Szűrhetünk, törölhetünk, módosíthatjuk az adatokat.
Vevői számlák: A partnerre rögzített összes vevő számla adatát áttekinthetjük, az esetleges hátralékokat is beleértve. A listában kereshetünk, szűrhetünk.
Beszállítói számlák: A partnerre rögzített összes szállító számla adatát áttekinthetjük, az esetleges hátralékokat is beleértve. A listában kereshetünk, szűrhetünk.
Történet: Minden, az adott partnerhez kapcsolódó esemény (adatrögzítés, törlés) áttekinthető, perce pontos módosítási időponttal és a módosító felhasználó azonosítójával együtt.
Partner törlése (inaktiválás)
Nincs arra lehetőség, hogy véglegesen töröljünk partnert a rendszerből, a hibásan felvett partnereket inaktiválni lehet. Ennek oka az, hogy az adott partnerkódhoz tartozhat hozzá kapcsolódó bizonylat, stb, ezért nem engedi a rendszer véglegesen törölni. Az inaktiváláshoz a Partner/Partnertörzs menüpontban a kívánt partner sorára duplán kell kattintani, majd az Inaktivál gombbal a partner inaktív státuszt kap és eltűnik a Partnertörzs listájáról.
Szűrni lehet az inaktivált partnerekre – ha szükséges – a Partnertörzs menüpont felső részében található szűrőnél (Aktív, Inaktív, Minden)
Partnerek létrehozása importálással
A partnerek adatai egy mintafájl segítségével is importálhatóak a rendszerbe vagy már meglévő partnerek adatai tömegesen módosíthatóak, amelyről bővebben ebben a bejegyzésben olvashat.
Partnerek automata létrehozása számlafeldolgozás hatására
A NAV Online Számla vagy a Számlázz.hu rendszeréből automatikusan érkező számlaadatok hatására a számlán szereplő partneradatokkal a rendszer új partnerkóddal létrehozza a partnereket a Partnertörzsben.