Új vevő számla kiállítása
A Vevő számla menüpontban az Új gombra kattintva a kimenő számláinkat állíthatjuk ki a SMARTBooks Business rendszerben. A számlázáshoz és a kézi vevő számla rögzítéséhez is fontos, hogy a vevőhöz a partnertörzsben legyen beállítva számlázási cím!
Válasszuk ki a partnert! A partner számlázási adatai automatikusan kitöltődnek a partnertörzsből. (cím, deviza). A program a partnerhez beállított paraméterek alapján felajánlja a fizetési módot és fizetési határidőt is.
SMARTBooks Business csomagok esetében a számla indítható:
- a Partnertörzsből, az adott partner szerkesztőképernyőjéről, a Bizonylatok/Új számla,
- az Ajánlat rögzítésekor a Pénzügy/Számla készítése,
- a (vevői) Rendelés készítésekor a Pénzügy/Számla gombra kattintva.
A számla kelte csak az aktuális nap lehet.
A teljesítés dátumának alapértelmezésben az aktuális napot adja a program, de tetszőlegesen megváltoztathatjuk.
A fizetési határidőt automatikusan, a Fizetési feltételeknél kiválasztott paraméterek szerint generálja a program. Ha a listában szereplő lehetőségektől eltérő fizetési feltételeket szeretnénk megadni, válasszuk az átutalás (egyedi) lehetőséget, ekkor szerkeszthetővé válik a fizetési határidő mező.
A fizetési feltételek, deviza mezők értéke tetszőlegesen megváltoztatható.
A számlára rögzíthetjük a szállítási vagy postázási címet is. A Szállítási/Postacím mezőben válasszuk ki a címtípust, így az alatta lenyíló mezőben megjelenik a partnerhez rögzített összes szállítási vagy postázási cím. Ebből válasszuk ki a megfelelőt!
A számlaküldésre több lehetőség kínálkozik: e-mail, posta, fax, illetve nincs számlaküldés.
Időszakos elszámolású bizonylat esetén jelöljük be a Folyamatos teljesítés checkbox-ot! Jelölése esetén megjelenik egy új, kötelezően kitöltendő mező, az Elszámolási időszak vége, ahová a számviteli teljesítés időszak vége dátumát kell beírni.
A számla nyelve magyar vagy angol lehet.
Számla tételek létrehozása
A számlán tetszőleges számú tételt rögzíthetünk. A Tételek hozzáadásakor megjelenő ablakban az előzetesen rögzített termékeink közül választhatunk. Ha olyan, új terméket szeretnénk létrehozni, ami nem szerepel a listában, akkor a Megnevezés mező mellett található szerkesztés ikonnal megtehetjük.
Az új számlatétel hozzáadásához meg kell adnunk a termék vagy szolgáltatás nevét, mennyiségét, egységárat, kiválasztani a mennyiségi egységet és az Áfát.
A mennyiségi egységet a Terméktörzsben rendeljük hozzá a termékhez. Az Áfa lehetséges értékeit a Pénzügy/Pénzügyi alapadatok menüpont Áfa kódok fülén definiáljuk.
Adó alóli mentesség esetében annak indoklása is feltüntetendő a számlán (Áfa tv. 169.§/m), ennek megadására szintén az Áfa kódok fülön van lehetőség. Az indoklást az érintett Áfa kódot szerkesztésre megnyitva, a Megjegyzés mezőben és a NAV online számla feladás blokk Áfa mentesség indoklása mezőben kell megadnunk.
A Terméktörzsben rögzített névtől eltérő nevet is adhatunk a tételnek, ha a Megjelenített név mezőt kitöltjük.
A fentieken felül adhatunk Megjegyzést a tételhez, ahol bővebb információval láthatjuk el a számlasort.
Tétel alapadatainak megtekintése, szerkesztése
A Tétel nevére kattintva láthatjuk az utolsó beszerzési árat és egy Adatlap nevű gombot. Az Adatlapra kattintva megtekinthetjük és szerkeszthetjük a termék Terméktörzsben szereplő adatait.
A változások nem jelennek meg automatikusan a tételsorban, hanem szerkesztéssel lehet előhozni az új adatokat.
Kedvezmények
Kedvezmények rögzítésére is lehetőség van számlatételenként. Kétféle kedvezményt adhatunk: százalékos és fix. A Kedvezmény típus mezőben válasszuk ki a megfelelő kedvezmény típust és töltsük ki a Százalékos vagy Fix kedvezmény mezőt!
Számla mentése, véglegesítése
A Mentés vagy Mentés és bezárás gombra kattintva mentjük ugyan a számla adatait, de a számla kiállítása még nem történik meg, nem kap bizonylatszámot. Ekkor még módosíthatunk a számla tartalmán.
A számla véglegesítéséhez válasszuk a Lezárás és Könyvelés gombot, vagy a Nyomtatás gombot. Ekkor kapja meg a bizonylatszámot (számla sorszám). Tovább nem módosíthatjuk. A számlát bármikor kinyomtathatjuk, letölthetjük PDF-ben vagy elküldhetjük e-mail-ben.
A számla automatikusan kontírozásra kerül az előzetesen beállított paraméterek szerint, amely a Kontírtételek altabon látható.
Új számla létrehozása másolással
Egy korábban kiállított számla adatainak másolásával is létrehozhatunk új számlát. Válasszuk ki a másolni kívánt számlát a Vevő számla menüpont alatti listából, dupla kattintással nyissuk meg, majd a Továbbiak alatt a Másolás funkcióval hozzuk létre a másolatot! Változtassunk szükség szerint a számla adatain, majd mentsük és zárjuk le!
Számla érvénytelenítése, helyesbítése
A számlát érvényteleníthetjük vagy helyesbíthetjük a Számla szerkesztése ablakban, a Továbbiak alatt található Érvénytelenítés, Helyesbítés lehetőségekkel.
Válasszuk ki a számlát, dupla kattintással nyissuk meg és válasszunk az alábbi lehetőségek közül!
Érvénytelenítés:
Érvénytelenítéssel sztornózzuk a kiválasztott számlát. Ekkor a program létrehozza tulajdonképpen az eredeti számla másolatát, de az összes tételt fordított előjellel.
A sztornó számlán csak a fizetési feltételeket módosíthatjuk.
Helyesbítés:
Ha csak változtatni szeretnénk a számla adatain, és nem szeretnénk érvényteleníteni, akkor helyesbíthetjük. Válasszuk a Helyesbítés opciót! Ekkor a program létrehoz egy új számlát, melyen az eredeti számla tétele megjelenik negatív és pozitív előjellel is. A tételeket módosíthatjuk, hozzáadhatunk új tételeket.
A helyesbítő számla adataiban a vevő nevét kivéve minden változtatható (fizetési feltételek, teljesítés, számlázási cím, bankszámla, üzleti év, stb.
Helyesbítő számlát többször nem helyesbíthetünk, nem másolhatjuk, csak érvényteleníthetjük.
Kézi számla rögzítése
Amennyiben nem a SMARTBooks rendszerben állítjuk ki a vevő számlát, hanem egyéb forrásból (pl. számlatömb) szeretnénk felvinni, az eredeti bizonylatszámmal, erre is lehetőség van a Pénzügy/Vevő számla menüpontban. Kattintsunk az Új kézi számla gombra! A kézi számla rögzítés csak annyiban különbözik az új vevő számla rögzítéstől, hogy itt a bizonylatszám mezőt ki kell tölteni a számlán szereplő eredeti bizonylatszámmal, és a számla visszanyitható szerkesztésre. Minden másban megegyezik a normál vevő számla rögzítéssel. A Mentés, Lezárás és Könyvelés, stb. lépések is azonosak. A Pénzügy/Vevő számla listanézetben láthatjuk, hogy ezek a számlák Kézi típusba soroltak.
Van arra lehetőség, hogy a más számlázó rendszerből kiállított vevő számlákat manuális rögzítés helyett letöltsük a rendszerbe a NAV online számla rendszeréből. Az így kapott számlák Új státusszal és Kézi számla típussal jelennek meg a Vevő számla menüpontban, ahol már csak az adatok ellenőrzése és a számla lezárása/könyvelése a teendő. Erről bővebben a következő cikkben írunk:
A NAV Online Számla rendszer vevő számla szolgáltatással kapcsolatos legfontosabb tudnivalók
Előleg számla beszámítása számlázáskor
A számla létrehozásakor előleg beszámítása is lehetséges. Ehhez a partner számára kiállított előlegszámla szükséges.
A Továbbiak… gombra kattintva válasszuk az Előleg felhasználás opciót, ahol megjelennek a partner előlegszámlái, amiből kiválaszthatjuk a jelenleg beszámítandó előleget.