Díjbekérő létrehozása
Díjbekérőt a Pénzügy/Díjbekérő menüpont alatt, az Új gombbal állíthatunk elő.
SMARTBooks Business csomagok esetében a Díjbekérő indítható továbbá:
- a Partnertörzsből, az adott partner szerkesztőképernyőjéről, a Bizonylatok/Új díjbekérő,
- a (vevői) Rendelés rögzítésekor a Pénzügy/Díjbekérő vagy Tételes díjbekérő készítése gombra kattintva.
Válasszuk ki a partnert, akinek a díjbekérőt szeretnénk kiállítani.
A partner alapadatai automatikusan kitöltődnek a partnertörzsből (partnernév és cím), valamint a program a partnerhez beállított paraméterek alapján kitölti a fizetési módot, fizetési határidőt, az értékesítés devizáját, az alapértelmezett árlistát és a nyomtatvány nyelvét is. Amennyiben ezen adatok nincsenek kitöltve a partner adatlapon, akkor tetszőlegesen megváltoztathatóak a legördülő listából.
Nem kötelező mező, de a bankszámlaszámunkat is kiválaszthatjuk, amelyre a díjbekérő összegét várjuk a partnerünktől.
A Tételek fülön kattintsunk a Hozzáadás gombra, majd a felugró ablakban válasszunk az előzetesen felrögzített termékek, szolgáltatások közül a Terméknév mezőben, adjuk meg a mennyiséget, a mennyiségi egységet és az egységárat. Amennyiben a Terméklapon van beállítva mennyiségi egység és egységár, ezen kötelező mezők automatikusan kitöltésre kerülnek a termék kiválasztása után, ekkor csak a mennyiség megadása szükséges.
Az OK gombra kattintva adjuk hozzá a tételt díjbekérőhöz.
Ha nem találjuk a listában a tételt, a Terméknév mező melletti szerkesztés ikonra kattintva megnyílik az Új termék szerkesztő ablak. Itt rögzíthetjük az új termék adatait, majd mentsük el.
A díjbekérőt a Mentés és bezárás vagy a Mentés gombra kattintva elmenthetjük piszkozatként.
A díjbekérő megtekinthető nyomtatás előnézetben is, mielőtt véglegesítésre kerül.
A Nyomtatás gombra kattintva véglegesíthetjük a díjbekérőt. Mentsük le a díjbekérőről készült PDF fájlt, majd küldjük ki a vállalkozás email fiókjából csatolt fájlként.
A díjbekérő státuszai
A díjbekérő az alábbi státuszokkal rendelkezhet:
- Új
- Nyomtatott
- Fizetve
- Számlázott
- Rontott
Új: A díjbekérő elmentése után a Pénzügy/Díjbekérő menüpontban a díjbekérőnk mellett az Új státusz jelenik meg. Az új státuszú díjbekérő ekkor még törölhető a rendszerből a díjbekérőt megnyitva szerkesztésre, majd a Továbbiak/Törlés gombra kattintva. Ha az új státuszú díjbekérőt töröljük, a listából is eltűnik, így törölt státuszú díjbekérő nincs.
Nyomtatott: Ha kinyomtattuk a díjbekérőt, a státusza Nyomtatott lesz és megkapja a bizonylat sorszámot is, amely alapértelmezetten a PF- előtagot kapja (ennek módosítása az Adminisztráció/Adminisztrációs alapadatok menüpontban a Bizonylatszámok fülön lehetséges). A nyomtatott státuszú díjbekérőt nem törölhetjük, csak ronthatjuk.
Fizetve: Miután a partnerünk elutalta a díjbekérő összegét, a díjbekérőt nyissuk meg szerkesztésre és kattintsunk a Továbbiak/Fizetve gombra. Ekkor a díjbekérő Fizetve státuszt kap, ami után háromféle lehetőségből választhatunk:
– előlegszámla,
– vagy végszámla készíthető,
– a Nyomtatott státusz beállítása gombra kattintva státusz visszalépést végezhetünk el, azaz a díjbekérő státusza ismét Nyomtatott lesz, amely státuszból lehetséges a díjbekérő rontása.
Számlázott: A Fizetve státuszú díjbekérőből előlegszámlát vagy végszámlát állítunk elő, ami után a státusza Számlázott lesz. A számlázott státuszú díjbekérőn semmilyen változtatást nem végezhetünk.
Rontott: Ha Nyomtatott státuszú díjbekérőt rontunk, a státusza a listában Rontott lesz, nem tűnik el a díjbekérők listájából.
Díjbekérőből előlegszámla készítése
A Díjbekérő menüpontban a Fizetve státuszú díjbekérő sorát jelöljük ki (ugyanannak a partnernek szóló több díjbekérőt is akár), majd a Továbbiak gombra kattintva válasszuk az Előlegszámla készítése lehetőséget! Ekkor a számlaszerkesztő képernyőre léptet a program és kiállíthatjuk a díjbekérő alapján az előlegszámlát. Minden fej és tételadatot automatikusan hoz a rendszer a díjbekérőről. Az előlegszámlán a számla alapadatait és tételeit is változtathatjuk ha szükséges (partner, fizetési mód, teljesítés, üzleti év, stb.).
Az előlegszámla nyomtatási előnézetét megtekinthetjük, a számlát nyomtathatjuk, menthetjük, törölhetjük.
Az előlegszámla véglegesítéséhez kattintsunk a Lezárás gombra!
A lezárt előlegszámlát kinyomtathatjuk, elküldhetjük e-mail-ben a rendszerből, vagy készíthetünk belőle végszámlát.
Törölni nem tudjuk ebben a státuszban, csak érvényteleníteni (sztornózni). Az elkészült számla megjelenik a Vevő számlák között Előlegszámla státusszal.
Díjbekérőből végszámla készítése
A díjbekérőből végszámlát is készíthetünk.
A Fizetve státuszú díjbekérő szerkesztésekor a Továbbiak gombra kattintva válasszuk a Végszámla készítése lehetőséget!
A végszámlán a számla alapadatait és tételeit is változtathatjuk (partner, fizetési mód, teljesítés, üzleti év, stb.).
A számla nyomtatási előnézetét megtekinthetjük, a számlát nyomtathatjuk, menthetjük, másolhatjuk, törölhetjük.
A számla véglegesítéséhez kattintsunk a Lezárás gombra!
A lezárt számlát kinyomtathatjuk, elküldhetjük e-mail-ben a rendszerből.
Törölni nem tudjuk, csak érvényteleníteni (sztornózni).
Az elkészült számla megjelenik a Vevő számlák között Normál számla státusszal.
Előlegszámlából végszámla készítés, Előleg felhasználás
Az előlegszámlát többféleképpen felhasználhatjuk, az előleg részben vagy teljesen beszámítható a számla végösszegébe.
A) Az adott előlegszámlát nyissuk meg és a Továbbiak alatt található Végszámla készítése gomb megnyomásával hozzuk létre a végszámlát! A tételek közt megjelennek ellentétes előjellel az előlegszámla tételei. Ezeket tetszőlegesen módosíthatjuk, így nem csak egészben, hanem részben is felhasználható az előleg. A Hozzáadás gombbal rögzíthető a végszámla tétele (tételei). Ezt követően zárjuk le vagy nyomtassuk ki a számlát a véglegesítéshez.
B) A Vevő számla menüpont alatt kezdjünk el újként felvinni egy számlát az adott partnerre. A Továbbiak gombot megnyomva válasszuk ki az Előleg felhasználás lehetőséget. A program megmutatja a kapcsolódó előlegszámlákat, válasszuk ki a megfelelőt! A tételek közt megjelennek ellentétes előjellel az előlegszámla tételei. Ezeket tetszőlegesen módosíthatjuk, így nem csak egészben, hanem részben is felhasználható az előleg. A Hozzáadás gombbal rögzíthető a végszámla tétele (tételei). Ezt követően zárjuk le vagy nyomtassuk ki a számlát a véglegesítéshez.
Díjbekérő rontás, törlés
A hibásan kiállított díjbekérőt státuszától függően törölhetjük vagy ronthatjuk. Törölni csak az Új státuszú díjbekérőket lehet, a Továbbiak alatt található Törlés opcióval.
A nyomtatott, sorszámot kapott díjbekérőt csak rontani tudjuk.
Kattintsunk a Továbbiak gombra és válasszuk a Rontás opciót!
A díjbekérő státusza ekkor Rontott lesz.
A Fizetve, illetve Számlázott státuszú díjbekérőket nem törölhetjük, nem ronthatjuk.