A Pénzügy/Bankbizonylat menüben a Bankszámlakivonat importálása gombra kattintva elszámoló listák feldolgozására is van lehetőség.
Az elszámoló listákhoz tartozó fejlesztések használatának előfeltételei:
- Technikai bank esetén működik megfelelően, az importálás megkezdése előtt ezt mindenképpen rögzíteni kell. A technikai bankszámla rögzítéséhez ITT találsz segítséget.
- A vevő számlák a Számlázz.hu rendszeréből érkeznek a rendszerbe KSZI kapcsolaton keresztül, és tartalmazzák az importokhoz szükséges rendelésszámot is.
Az importálás folyamata:
A Pénztárszámla/Bankszámla névnél tehát mindenképpen a megfelelő technikai bankként rögzített számlaszámot szükséges kiválasztani (célszerű, ha fájltípusonként külön van bankszámla rögzítve).
A Fájltípusnál ugyanúgy az Excel fájt szükséges kiválasztani, mint Mintafájllal történő import esetén, az Excel fájltipusnál ábácé sorrendben megjelennek az elérhető sablonok. Ha mintafájllal szeretnél más bankokat importálni, ugyanúgy meg tudod tenni, mint eddig, figyelmen kívül hagyhatod a fájltípus mezőt.
Ha valamelyik fájltípus kiválasztásra kerül, megjelenik két új mező a Bizonylatszám és a Kivonat/Értéknap. Ezekre azért van szükség, mert a legtöbb kimutatás ezeket az információkat nem tartalmazza.
Ezek után a fájlt a Tallózás gombbal tudod kiválasztani és az Import gombra kattintva beolvassa a rendszer.
Amennyiben a SMARTBooksban megtalálhatóak a fájlban szereplő kiegyenlítésekhez tartozó számlák, valamint a pontos számlaszámot és/vagy rendelésszámot tartalmazza, az összepontozás 100%-os. Ez abban az esetben is igaz, ha a szállítási és számlázási név és/vagy cím eltér.
Ha a számlaszám vagy rendelésszám nem egyezik, az egyéb bankimportra vonatkozó színüzenetek jelennek meg:
- sárga – partnert felismerte, de a bizonylat nincsen a rendszerben,
- piros – a számlaszám és/vagy partnernév alapján nem beazonosítható a bizonylat.
A Sorok megjelenítése szűrő ugyanúgy használható, mint más import esetén.
Amennyiben a beolvasott fájl több mint 250 (akár több mint 1000) kiegyenlítést tartalmaz, 250 tételenként darabolja a háttérben a rendszer az importálás után a Mentés gombra kattintva. Ez a fejlesztés a gyorsabb feldolgozás érdekében készült, és maximum pár percet vesz igénybe. A darabolás után a bankbizonylat száma a Bizonylatszám mezőbe beírt érték/1, 2, 3 stb. lesz. Ha jutalékot is számol az adott fájltípus, a plusz jutalék sort bizonylatonként fogja létrehozni, egy összegben.
A bankbizonylat importálásáról ebben a cikkben is találsz fontos információkat.
Fontos tudni:
- ezeknél az importálásoknál nincsen lehetőség jelölni a Banki képernyő megnyitása importálás után lehetőséget – ez a több bankbizonylat egyszerre történő létrejötte miatt van korlátozva;
- amennyiben a fájl valamelyik sora nem tartalmaz semmilyen hivatkozást, az nem kerül importálásra, annyival kevesebb tétel fog megjelenni az elkészült bizonylato(ko)n;
- azoknál az elszámoló fájloknál, amikben a partner egyáltalán nem, vagy nem beazonosítható módon szerepel, nem pontos bizonylatszám/rendelésszám esetén a tétel piros színű sorként fog szerepelni az importálás után;
- a kiegyenlítéseket csak technikai bank használata esetén érzékeli a rendszer vevői kiegyenlítésnek mínuszos (sztornó vagy jóváíró) számla esetén – normál bankszámla esetén a mínuszos tételek továbbra is szállítói kiegyenlítésként jönnek létre;
- a jutalék sor létrejöttének előfeltétele, hogy Jutalék jogcím legyen a rendszerben (Önkönyvelés kiegészítő csomag és Könyvelés csomag esetén a megfelelő főkönyvi számmal létrehozva) – ha ez hiányzik, figyelmeztető üzenetet küld a program a Mentés gombra kattintva;
- a jutalék sor szintén csak technikai bank használata során jön létre;
- a fájl minden esetben a technikai banknál beállított devizával importálódik – akkor is, ha a fájlban ettől eltérő devizában találhatóak a tételek;
- CSV típusú fájlokat szükséges konvertálni (nem elég elmenteni másként XLS(X) formátumban), az Excelben az Adatok/Adatok beolvasása menü segítségével a Fájlból/Szövegből vagy CSV fájlból kiválasztásával kell átalakítani.
Jelenleg ezeket a listákat tudjátok importálni:
- Bónusz Brigád – bankkártyás tételek leválogatása, rendelés tételek összevonása
- DPD HUF
- EMAG Cargus RON
- EMAG PayU HUF
- EMAG PayU RON
- eMag voucher HUF – rendelés tételek összevonása
- GLS – nem tartalmaz megfelelő partneradatot, az utolsó sor összesítő adat a fájlban, ezt nem olvassa be a rendszer
- Global Payment CZK – jutalékszámolással, nem tartalmaz megfelelő partneradatot
- Global Payment RON – jutalékelszámolással, nem tartalmaz megfelelő partneradatot
- PPP
- Raben – az utolsó sor összesítő adat a fájlban, ezt nem olvassa be a rendszer
- Simple EUR – jutalékelszámolással
- Simple HUF – jutalékelszámolással
- SkyMarket – bankkártyás tételek leválogatása, rendelés tételek összevonása
- Sprinter
- Szlovák posta
- Urgent Cargus – az utolsó sor összesítő adat a fájlban, ezt nem olvassa be a rendszer
- Zentrada
Riportolás a tranzakciókról
Az elszámolás beolvasott tranzakciók alapján történik, a számlát utólagos havi elszámolással állítjuk ki, a rendszerben – alapbeállítás szerint rejtett – Import forrás mező alapján. Ez az oszlop a Bankbizonylat és a Bankbizonylat tételek listanézeten is megtalálható és a Megjelenített oszlopok közé is beállítható, így a felhasználó oldaláról is szűrési lehetőséget biztosít a költségek ellenőrzésére. A Dátum mezőben kívánt időszak kiválasztása/tartomány beírása után a lista fölötti szűrés mezőbe kell beírnod, hogy EXCEL-, így csak az elszámoló listák kerülnek bele a listába. Ez a keresés csak akkor működik, ha az Import forrás oszlop megjelenített.
A sablonok listáját az ügyféligényeknek megfelelően folyamatosan bővítjük. Ha ezeken kívül más sablonra van szükségetek a szükséges beállításokat meghatározzuk az általatok küldött minta alapján, majd leteszteljük és integráljuk a rendszerbe.