Attól függően, hogy a Könyvelés vagy a Business oldalunkon indítottuk a regisztrációt, más-más funkcionalitással indul el a 30 napos próbaidőszak. Ezen módosítani a regisztráció után nem lehetséges a felhasználó által, csak a SMARTBooks ügyfélszolgálata tudja törölni a nem megfelelően regisztrált fiókot, amely után új regisztráció indítható a megfelelő oldalról.
Van lehetőség a meglévő munkakörnyezetben már rögzített adatok letöltésére majd visszatöltésére az új fiókban létrejövő munkakörnyezetbe, amennyiben már időközben rögzítettünk bármit a rendszerben. Ilyen például:
- a Partnertörzsben szereplő partnerek: A Partner/Partner importálás menüpontban kattintsunk az Excel export gombra és mentsük el a Partnerekről készült fájlt.
- a Terméktörzsbe felvitt termékek: A Termék/Termék importálás menüpontban kattintsunk az Excel export gombra és mentsük el a Termékekről készült fájlt.
- Ha esetleg módosítottuk az alapértelmezett Számlatükröt: A Pénzügy/Számlatükör menüpontban kattintsunk az Excel export gombra és mentsük el a Számlatükörről készült fájlt.
- Pénztárbizonylatokat/Bankbizonylatokat nem lehetséges letölteni, azokat újra kell rögzíteni új regisztráció után.
Ha elkészültünk az adatok exportálásával jelezzük ezt az ügyfélszolgálat munkatársai felé az ugyfelszolgalat@smartbooks.hu e-mail címen, akik elvégzik a téves regisztráció törlését. Amint visszaigazolást kapunk arról, hogy a törlés elkészült, elvégezhetjük újból a regisztrációt a helyes felületen. Miután újra regisztráltunk (azzal a céggel, amelyikkel később elő szeretnénk fizetni) belépés után a Profil oldalon az Előfizetéseim kezelése menüpontban tudunk előfizetni a kívánt csomagra.
Könyvelés csomag esetén a regisztráció után elérhetőek lesznek a szoftverbemutatók és beköltözést segítő anyagok a rendszerhez, ehhez a Demo munkakörnyezetbe szükséges belépni, ahol lépésről lépésre segítjük a SMARTBooks megismerését.
A rendszerbe történő “beköltözéshez”, alapbeállítások elvégzéséhez a következő lépéseken szükséges végigmenni: https://help.smartbooks.hu/help/smartbooks-konyveles-az-elso-lepesek/
Amennyiben az első regisztrációt a “Regisztráció Számlázz.hu fiókkal” gombra kattintva végeztük el, akkor új regisztráció esetén nem jön létre automatikusan a SMARTBooks-Számlázz.hu fiókok összekapcsolódása, így van lehetőség az előkészítő beállításokat elvégezni (például előkontírozás, terméktörzs-partnertörzs beállítása).
Az exportált fájlokat újra tudjuk importálni ugyanazokban a menüpontokban ahol exportáltuk őket, a Tallózás → fájl kiválasztása → majd az Excel import gombra kattintva.
Az előkontírozásról itt találunk bővebb információt: https://help.smartbooks.hu/help/elokontirozasi-lehetosegek-a-smartbooks-ban/
Ha minden előkészítő beállítást elvégeztünk, akkor összeköthetjük a SMARTBooks fiókot a Számlázz.hu fiókkal, és beállíthatjuk, hogy érkezzenek a számlák a rendszerbe. Erről és a NAV kapcsolat beállításáról is itt olvashatunk:
A SMARTBooks és a Számlázz.hu fiókok összekapcsolása
A SMARTBooks és a Számlázz.hu manuális összekötése (az online pénzügyi adatkapcsolat beállítása
Cégadatok és NAV Online Számla/Számlázz.hu beállítások
Ha nemcsak a Számlázz.hu-t használjuk számlázásra, akkor a vevő és a szállító adatokat is érdemes inkább a NAV-tól lekérni (NAV vevő és NAV szállító számlák adatfogadásának kezdő dátumát állítsuk be). Így a Számlázz.hu-ból csak a számlaképek fognak érkezni, melyek automatikusan becsatolásra kerülnek a beérkezett NAV adatokhoz.
A számlák 3 perces gyakorisággal érkeznek a NAV-tól és a Számlázz.hu-ból is, amelyet a Pénzügy/Adatfeldolgozó központban gyűjt össze a rendszer. Az Adatfeldolgozó központról ebben a leírásban olvashat.